Fonctionnalités pour votre intranet collaboratif : 5 règles pour faire votre choix

Vous êtes au stade fatidique du choix des fonctionnalités de votre intranet collaboratif. Cela pour constituer notamment votre cahier des charges.

Voici quelques conseils pour guider votre réflexion :

Règle n°1 : partir des besoins utilisateurs

Comprendre les attentes de vos utilisateurs est la clé d’un projet intranet réussi !

Les attentes des utilisateurs peuvent être exprimées par le biais d’un sondage ou de réunion d’information / enquête qualitative / entretiens des collaborateurs…

Exemple de besoin exprimé : “Je souhaiterai organiser une réunion avec la responsable marketing du bureau Bruxelles, mais je ne la connais pas. Ma crainte : ne pas tomber sur la bonne personne (si plus en poste) et risque que le numéro de téléphone soit obsolète”.

Exemple de fonctionnalité possible pour répondre à ce besoin : mise en place d’un annuaire des collaborateurs, avec filtres par bureau. L’annuaire devra être mis à jour automatiquement (sortie > départ d’un collaborateur et coordonnées à jour) via la BDD interne de l’entreprise (appelée Active Directory).

Règle n°2 : analyser ce qui fonctionne

Cette règle s’applique uniquement si vous souhaitez refondre votre site intranet (plateforme déjà existante donc). Prenez du recul sur l’outil et analysez l’utilisation de votre intranet via :

• Les statistiques de fréquentation (si votre intranet avait un outil de tracking de type Google Analytics ou Matomo) : nombre et durée de connexions, pages les plus fréquentées,… ;
• Les retours / remarques de la part des collaborateurs via des discussions ouvertes, des groupes de travail et/ou des sondages internes ;

Règle n°3 : faire le tri dans toutes les idées ou demandes

Vous avez effectué un premier atelier intranet ou reçu les premières réponses de votre sondage intranet. Parmi elles, de nombreuses demandes … et qui ne pourront peut-être pas être toutes honorées.

Un tri s’impose : pour cela, suivez les règles n°4 et et 5. Elles vous aideront à sélectionner les demandes qui feront parties de votre futur intranet.

Ainsi, il est important de ne pas dire oui à toutes les idées. Mieux vaut rassembler les besoins qui auront une réelle valeur ajoutée (besoin quotidien, gain de productivité…)

Règle n°4 : répondre aux objectifs fixés

Rappelez-vous des objectifs de départ pour faire un choix. Voici quelques exemples d’objectifs / attentes de résultats mesurables :

• Augmenter la productivité ;
• Rassembler les collaborateurs ;
• Unifier les outils / rationaliser les interfaces ;
• Améliorer la communication descendante / ou transversale ;
• Donner la parole aux collaborateurs ;

Règle n°5 : s’assurer que le budget sera respecté

Le choix de vos fonctionnalités sera forcément dicté par vos contraintes budgétaires. Nous vous recommandons de l’annoncer clairement dans votre cahier des charges intranet pour éviter toute surprise.

Ainsi, votre prestataire vous recommandera les fonctionnalités prioritaires pour le lancement (besoins primaires) et celles à prévoir dans un deuxième temps (besoins secondaires).

En résumé

En résumé, rappelez-vous que le succès de votre intranet ne sera pas fondé sur la multiplication des fonctionnalités mais plutôt sur une sélection rigoureuse de contenus répondant précisément à vos critères en termes d’objectifs, de besoins … et  de prix !

Pour terminer, pensez si possible à poser sur papier les fonctionnalités de votre intranet soit dans un cahier des charges soit dans une arborescence.