Qu’est-ce qu’une Digital Workplace ?
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Le monde du travail a beaucoup évolué ces dernières années avec l’avènement du numérique. Les outils collaboratifs se sont multipliés, le télétravail s’est généralisé et de nouveaux modes de communication ont vu le jour au sein des entreprises. Dans ce contexte, la digital workplace, ou espace de travail digital, est devenue incontournable pour optimiser la productivité des collaborateurs.
Mais qu’est-ce qu’une digital workplace exactement ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Comment choisir la solution adaptée à son organisation ?
Autant de questions auxquelles nous allons répondre dans cet article pour vous permettre de tout savoir sur ce concept novateur !
C’est quoi une digital workplace ?
La digital workplace désigne l’ensemble des outils et solutions technologiques mis à disposition des employés pour faciliter leur travail au quotidien.
Concrètement, il s’agit d’un espace numérique regroupant tous les services dont les collaborateurs ont besoin pour être productifs et collaborer efficacement, où qu’ils soient et sur n’importe quel appareil.
Cet espace de travail digital rassemble généralement :
- Un intranet permettant d’accéder à toutes les informations et applications utiles.
- Des outils de communication unifiés comme la messagerie instantanée, la visioconférence, le partage de documents…
- Des solutions de stockage et de partage de fichiers en ligne.
- Des applications métiers spécifiques.
- Un annuaire interne pour trouver facilement les coordonnées des collaborateurs.
- Un agenda partagé des réunions et événements.
- Un réseau social d’entreprise pour favoriser les échanges informels.
L’objectif de la digital workplace est donc de fournir un environnement de travail unique rassemblant tous les outils dont les équipes ont besoin au quotidien pour collaborer et être productives, le tout accessible depuis n’importe quel appareil.
Les principales fonctionnalités d’une digital workplace
Comme nous venons de le voir, une digital workplace regroupe de nombreuses fonctionnalités pour faciliter le travail au quotidien des employés. Voici les plus importantes :
- Un intranet pour partager informations, documents et applications en interne. Il centralise l’ensemble des services numériques sur un point d’entrée unique.
- Un moteur de recherche intelligent pour trouver rapidement les contenus dont on a besoin parmi toutes les ressources de l’entreprise.
- Une messagerie et agenda partagés entre collaborateurs pour communiquer et se synchroniser facilement.
- Des outils de travail en équipe comme la visioconférence et le partage de documents pour faciliter la collaboration à distance.
- Un cloud pour stocker, synchroniser et partager les fichiers professionnels en toute sécurité depuis n’importe où.
- Un réseau social d’entreprise pour favoriser les échanges informels entre collègues et services.
- Un système de notifications pour suivre en temps réel l’activité et les contenus qui vous intéressent.
- Une base de connaissances et FAQ accessible à tous les employés pour trouver de l’information rapidement.
- Des annuaires et organigrammes pour retrouver facilement les coordonnées d’un collègue dans l’entreprise.
- Un centre de formation avec des tutoriels vidéo pour monter en compétences sur les outils.
- Une bibliothèque de documents administratifs téléchargeables comme modèles de contrats, fiches de poste…
- Un accès sécurisé aux applications métiers de l’entreprise comme la gestion commerciale, la comptabilité…
- Des tableaux de bord et rapports pour suivre les indicateurs clés de l’activité.
- Des outils de gestion de projets et de tâches pour optimiser le travail collaboratif.
L’objectif est de centraliser sur un même espace l’ensemble des services numériques nécessaires au travail du quotidien.
Les avantages de la digital workplace
L’implémentation d’une digital workplace présente de nombreux avantages, tant pour les employés que pour l’entreprise. En voici les principaux :
Productivité accrue
En centralisant tous les outils et informations nécessaires sur un même espace, la digital workplace permet aux employés de gagner en productivité. Plus besoin de perdre du temps à chercher des documents ou jongler entre différents services, tout est accessible rapidement depuis la plateforme.
Collaboration simplifiée
Les outils collaboratifs unifiés comme la messagerie instantanée, la visioconférence ou le partage de documents simplifient le travail en équipe. Les collaborateurs peuvent échanger et partager plus facilement des informations.
Flexibilité des modes de travail
La digital workplace permet aux employés d’accéder à leur environnement de travail depuis n’importe où et sur tout type d’appareil. Cette flexibilité facilite grandement le télétravail et le travail nomade.
Expérience employé améliorée
En donnant aux collaborateurs des outils modernes et conviviaux, la digital workplace contribue à améliorer leur expérience au travail au quotidien. Cela renforce leur engagement et leur productivité.
Marque employeur renforcée
Pour les nouvelles générations, la qualité des outils numériques est un critère important dans le choix d’un employeur. Une digital workplace moderne et intuitive permet donc d’attirer les meilleurs talents.
Comment choisir une digital workplace adaptée à ses besoins ?
Mettre en place une digital workplace adaptée aux besoins de son organisation est essentiel mais aussi complexe. Voici quelques conseils pour bien choisir sa solution :
- Bien définir les besoins et les attentes des employés et de l’entreprise en interrogeant les équipes.
- Privilégier des plateformes clés en main, simples à utiliser, avec des interfaces modernes.
- Vérifier la sécurité des données et l’hébergement de la solution (cloud privé, public, hybride ?).
- Comparer les fonctionnalités des différentes solutions : collaboration, stockage, applications métier, etc.
- Évaluer les possibilités d’intégration avec les autres outils de l’entreprise (CRM, ERP…).
- Lire des avis d’utilisateurs pour checker l’ergonomie et la facilité d’utilisation des interfaces.
- Analyser les services proposés : support client, formations, accompagnement au changement…
- Estimer le coût total (licences, formation, paramétrage, maintenance…) en fonction du budget.
- Tester la solution retenue auprès de collaborateurs pilotes et l’améliorer itérativement.
Prendre le temps d’analyser précisément ses besoins permettra de sélectionner la digital workplace la plus adaptée à votre organisation.
Quel est le coût d’une digital workplace ?
Le coût d’une solution de digital workplace peut beaucoup varier selon la taille de l’entreprise, le nombre d’employés, les fonctionnalités dont on a besoin et le niveau de personnalisation souhaité.
Dans les grandes lignes, il faut prévoir :
- Un coût de licence mensuel ou annuel par utilisateur, généralement compris entre 5 et 15€ par mois environ (sauf si vous optez pour l’acquisition).
- Des frais de mise en place qui dépendent du niveau de personnalisation de la plateforme.
- Des coûts pour la migration et l’intégration des données de l’ancien système d’information vers la nouvelle digital workplace.
- Des frais de formation des équipes à l’utilisation de la plateforme.
- Des coûts d’assistance technique et de maintenance en continu.
- Des coûts d’hébergement si la solution n’est pas cloud.
Une digital workplace pour 100 employés peut ainsi coûter entre 1000 et 5000€ par mois selon le niveau de service choisi. Le retour sur investissement se fait en général assez rapidement grâce aux gains de productivité engendrés.
Comment faire adopter une digital workplace en interne ?
L’adoption d’une digital workplace par les collaborateurs est la clé de sa réussite. Pour y parvenir, plusieurs bonnes pratiques sont à mettre en oeuvre :
- Communiquer sur l’intérêt du projet en amont et impliquer les managers.
- Former les utilisateurs aux nouveaux outils avant le lancement et après.
- Proposer des tutoriels, guides et FAQ accessibles en ligne.
- Mettre en place une assistance technique et des superutilisateurs en soutien.
- Recueillir régulièrement les retours des équipes pour faire évoluer la plateforme.
- Gamifier le déploiement avec des défis, quiz, cadeaux…
- Valoriser et récompenser les utilisateurs les plus actifs.
- Laisser la possibilité de conserver temporairement d’anciens outils en parallèle.
- Segmenter le déploiement par service ou filiale pour un changement progressif.
- Ne pas hésiter à remettre en cause certains process si besoin.
En mettant l’expérience utilisateur au cœur du projet, la digital workplace deviendra rapidement un allié du quotidien pour les équipes.
Intranet Inside comme digital workplace
Maintenant que nous avons vu tous les aspects de la digital workplace, prenons le temps de découvrir une des solutions du marché : Intranet Inside.
Intranet Inside est une digital workplace complète, offrant toutes les fonctionnalités nécessaires aux collaborateurs :
- Un intranet pour la communication interne
- Un lanceur d’applications
- Un portail RH
- Des groupes collaboratifs et communautaires
- Une bibliothèque de documents / ressources
- Des formulaires métiers
- Des workflows
- Des interfaçages avec vos outils métiers (Teams, SIRH…)
- Et bien plus encore
En conclusion
La digital workplace est devenue incontournable pour permettre aux employés de travailler efficacement. Cet espace de travail digital unifié améliore la productivité, la collaboration et l’expérience des équipes en centralisant tous les outils nécessaires au quotidien.
Pour tirer le meilleur parti de ce concept, il est essentiel d’impliquer les collaborateurs et de choisir une solution parfaitement adaptée à ses besoins.
Bien conçue et adoptée, la digital workplace constitue aujourd’hui un véritable facteur de succès pour les entreprises. Ce projet stratégique nécessite un investissement conséquent mais avec des bénéfices rapides sur l’efficacité collective des équipes.
Article mis à jour le 9 août 2023 par notre équipe.
