Intranet et travail hybride : le duo gagnant

L’intranet super vieux et mal organisé, c’était avant !

Aujourd’hui de nombreuses solutions existent, rapides à déployer, dont les interfaces pensées utilisateur facilitent à la fois la création de contenus et la consultation par les salariés.

L’intranet 1.0 c’est fini, place au collaboratif et à la digital workplace ! Un dispositif moderne, accessible de partout, y compris en télétravail, où l’on peut non seulement consulter de l’information sur la vie de l’entreprise, mais également interagir avec ses collègues, partager du contenu, travailler, se former, … un lieu de travail virtuel en somme, qui s’accommode particulièrement bien avec le travail hybride.

Démonstration !

Avec l’intranet, on trouve tout ce dont on a besoin pour travailler à distance !

Les collaborateurs ne sont plus présents au bureau tous les jours de la semaine, et ils doivent pouvoir accéder rapidement à tous les contenus utiles dans leur quotidien : leurs applications de travail, mais évidemment aussi tous les services pratiques et dématérialisés de l’entreprise, comme faire une note de frais, consulter le catalogue de formation, poser leurs congés …

L’intranet est un portail vers tous les services et outils de l’entreprise, certes, mais pas seulement. Il permet aussi d’accéder à des documents et procédures utiles dans le travail qui pour certains, ont été imprimés après leur diffusion par mail et sont restés dans un tiroir du bureau…

Alors, s’appuyer sur l’intranet pour mettre à disposition toute la documentation utile au quotidien, peut rendre de fiers services, sachant qu’en télétravail, on n’a pas forcément sous la main, la super voisine de bureau qui répond habituellement du tac-au-tac à toutes les questions qu’on se pose …

Un moteur de recherche efficace, une documentation complète et à jour peuvent faire de l’intranet un vrai allié du travail hybride.

Avec l’intranet, on reste connectés à la vie de l’entreprise !

Quand on travaille à distance plusieurs jours par semaine, on peut avoir le sentiment d’être moins au courant de la vie de l’entreprise, simplement parce que la distance éloigne également des bruits de couloir et des discussions informelles, canaux de communication interne souvent utiles pour savoir que tel projet démarre, que la direction x ou y met en place tel ou tel process, etc.

Du coup, avec la distance, l’intranet peut s’avérer bien pratique pour s’informer et garder le contact : en communiquant régulièrement sur la vie de l’entreprise, les nouveaux projets, les procédures qui s’appliquent, en mettant en avant les résultats des actions menées, des portraits de collaborateurs, des réussites et des sources de fierté, l’intranet participe au sentiment d’appartenance à l’entreprise et à fédérer les équipes malgré la distance.

De cette manière, il contribue aussi à résoudre ce que l’étude de Microsoft, menée auprès de ses 180 000 collaborateurs et publiée en septembre 2021, nomme le « paradoxe hybride », autrement dit, les salariés souhaitent davantage de flexibilité de lieu de travail, et dans le même temps, plus de contacts avec leurs collègues.

Avec l’intranet, on donne son avis même quand on n’est pas dans les murs !

Le travail hybride reste relativement nouveau dans les pratiques et nécessite d’être accompagné. Et ce, tant du point de vue des managers qui pilotent des équipes désormais éclatées sur plusieurs sites de travail, que du point de vue des salariés. Ces nouvelles modalités de travail supposent organisation et autonomie. Aussi, pour recueillir les besoins des uns et des autres et mettre en place les actions d’accompagnement adaptées, quoi de plus évident que de s’appuyer sur l’intranet pour solliciter les collaborateurs via des sondages réguliers.

C’est aussi un excellent relai pour les baromètres sur la qualité de vie au travail, dont les enquêtes en ligne régulières sont particulièrement importantes dans ce contexte hybride. Difficultés rencontrées, sentiment d’isolement, problème de communication ou de management, ambiance de travail, adaptations des conditions de travail à domicile… autant de questions que l’on peut soumettre aux collaborateurs via l’intranet, soit directement soit via une application dédiée que l’on ne manquera pas de placer dans les raccourcis sur la home page de l’intranet, pendant la durée du baromètre.

Avec l’intranet, on échange et on travaille en équipe !

Quand on est à distance, les petits échanges informels qui se passent entre deux portes, dans un couloir, en sortant de réunion ou à la machine à café, sont plus rares.

Et pourtant, ils ont leur utilité, ils apportent de l’information et de la fluidité, facilitent parfois la prise de décision, ou encore régulent la communication entre services. Alors bien sûr, avec la crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont déployé des suites logicielles avec du chat et de la visio pour permettre aux équipes de se retrouver, y compris sur ces temps moins formels.

Mais il est aussi possible de capitaliser sur l’intranet pour travailler ensemble, dans des espaces collaboratifs de discussion. Les échanges centralisés au sein de ses groupes permettent aussi notablement de réduire les mails qui ont pu se multiplier (encore plus !) avec l’hybridation du travail. C’est aussi un moyen de stopper la prolifération des groupes Whatsapp. Dès lors, tous les échanges ont lieu dans un seul et même endroit : l’intranet ! A condition bien sûr, de réguler là aussi, la création des espaces de discussion et de partager des règles de fonctionnement qui conviennent à tous !

En rassemblant sur l’intranet, les outils et documents utiles au travail, les informations sur la vie de l’entreprise, les échanges entre collaborateurs, il peut devenir un outil incontournable du travail hybride, allié fidèle en télétravail quand on n’a pas ses collègues sous la main, et véritable outil pratique du quotidien.

Alors l’intranet ? Obsolète ou pas ?

PS : si vous êtes convaincus mais que votre intranet est réellement vieillissant et poussiéreux, on a peut-être une solution pour vous ?