Intranet et newsletter interne : une communication qui fait coup double !

Cela fait maintenant quelques années que vous avez digitalisé vos supports de communication interne : fini le magazine trimestriel si long et coûteux à publier, place à la réactivité et à la modernité avec la newsletter !

Envoyée chaque semaine, elle arrive directement dans les boîtes mail des collaborateurs et a donné un petit coup de neuf à votre communication interne !  📬    

De la newsletter à l’intranet, il n’y a qu’un pas !

Seule, la newsletter a aisément remplacé vos supports de communication interne papier, et selon la taille de votre organisation et le volume d’information à relayer, vous avez opté par une fréquence mensuelle ou hebdomadaire pour rester au plus près de l’actualité.

En revanche, quand il s’agit de retrouver un article publié dans un précédent numéro  📰, c’est un peu plus compliqué… Si l’on peut toujours compter sur le moteur de recherche de la messagerie, ça se trouble pour qui n’en fait pas une collection privée sur sa boîte mail…

Et si plutôt qu’une simple newsletter, vous optiez pour une plateforme web : accessible à tous dans l’entreprise, vous pourriez y publier régulièrement des actualités, qu’en quelques clics et un bon moteur de recherche, chacun pourrait facilement retrouver. Ajoutez-y quelques raccourcis vers les outils métier, un annuaire et même une série de documents utiles à tous (templates, principales procédures, …) et vous aurez là l’embryon d’un intranet qui pourra rendre bien des services !

De l’intranet à la newsletter, il n’y a qu’un pas aussi ! 🦶

Avec la plupart des solutions de gestion de contenu intranet – et en particulier avec l’intranet Inside 😉 – vous pouvez générer une newsletter en quelques clics.

Nul besoin de vous équiper d’une solution tierce comme Sarbacane ou Mailchimp, rendez-vous simplement dans le back-office de votre intranet et un module dédié vous permet certainement d’éditer votre newsletter en sélectionnant parmi les derniers articles publiés sur l’intranet.

Pas besoin non plus de ressaisir du contenu et de le mettre en page, le module le fait pour vous ! Puisqu’on vous dit que c’est coup double ! 🤘

Trop de newsletter tue la newsletter ! 😵 

Mais le problème de la newsletter, c’est que c’est un format très accessible et relativement facile à réaliser avec quelques outils du web, alors toutes les directions de l’entreprise s’y mettent !

La dernière-née a d’ailleurs été lancée par le service logistique qui profitait de ce format pour informer tous les collaborateurs de la sortie de son nouvel outil de gestion des stocks…

Conclusion, les newsletters pullulent, s’empilent dans les messageries, s’ajoutant au flux incessant des mails et les collaborateurs n’en peuvent plus ! 😩

Si bien que noyée dans cette accumulation de mailing, votre newsletter, pourtant support de communication interne officiel, passe totalement inaperçue. Si vous êtes dans ce cas, pas de panique !

Ne renoncez pas à votre newsletter pour autant. ☝️

Un peu de gouvernances et de force de conviction auprès des directions vous permettront de faire comprendre à tous qu’au lieu de créer des newsletters que personne ne finit plus par lire, l’intranet permet à des contributeurs motivés, partout dans l’entreprise, de publier régulièrement des articles d’actualité, que vous ne manquerez pas de mettre en visibilité dans la newsletter unique de l’entreprise, la vôtre !

La newsletter, voiture-balai de l’intranet 🏎️ 

Car à la manière de la voiture-balai qui ferme le cortège lors d’un mariage, la newsletter, dans son format mensuel ou hebdomadaire, boucle le mois ou la semaine en proposant un condensé des articles publiés sur l’intranet.

Classées par catégories éditoriales, environnement, métier, RH, …- Ou tout simplement dans l’ordre chronologique de leur parution sur l’intranet, on y retrouve toutes les dernières publications et bien souvent, on peut y mettre astucieusement et graphiquement en avant, les contenus incontournables.

Donc si vous n’étiez pas là ces derniers jours ou semaines, pas d’inquiétude, la newsletter a ramassé pour vous tous les indispensables de la période passée. Plus d’excuse pour ne pas être au courant des actualités ! 📜

La newsletter pousse-au-clic avant tout !

Les Anglo-Saxons et les adeptes du marketing parlent de call to action : c’est le véritable rôle de la newsletter.

Qu’elle soit mensuelle ou hebdomadaire, elle doit permettre de donner envie de cliquer pour aller plus loin dans l’information, découvrir les articles ou les nouveautés (fonctionnalités ou services) de l’intranet. 🗞️

Avec ses images, ses titres attractifs et ses boutons colorés, elle doit alors donner à voir, mais ne pas tout montrer : c’est la reine 👑  des « lires la suite » ou « en savoir plus » qui emmène l’utilisateur sur un contenu de l’intranet pour aller plus loin.

Mais gare à tout reprendre : trop exhaustive, elle se suffirait à elle-même et n’encouragerait plus les curieux à cliquer plus avant !

Intranet et newsletter : une efficacité chiffrée !

Comme tous les outils de communication et en particulier digitaux, la newsletter se pilote à coup d’indicateurs  :

• Quel est son taux d’ouverture ? Quels sont les contenus qui sont le plus souvent cliqués ?
• Des chiffres qui vous renseignent aussi sur l’intérêt des contenus proposés à remettre en perspective avec les statistiques de consultation de l’intranet.

Vous serez peut-être surpris de vous rendre compte que l’arrivée de votre newsletter dans les boîtes mail des collaborateurs a un effet « booster » sur la consultation des actualités de l’intranet ! Un rendez-vous hebdomadaire ou mensuel, qui fait son petit effet !

Alors, vous l’aurez compris, avec l’intranet et sa newsletter unique, celle qui rassemble toutes les informations de l’entreprise et invite les utilisateurs à en savoir plus sur l’intranet, vous faites coup double à tous les coups !

Merci à Gaëlle Roudaut notre partenaire, pour la rédaction de cet article.