5 étapes à suivre pour construire votre plan de communication interne
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La communication interne est devenue un enjeu crucial pour les entreprises, notamment dans un contexte de transformation des modes de travail. Elle contribue à fédérer les équipes, donner du sens, accompagner le changement et fluidifier les échanges.
Mais pour être efficace, la communication interne a aussi et surtout besoin d’être structurée et pilotée 🧑✈️
C’est là tout l’intérêt de construire un plan de communication interne : définir une feuille de route alignée sur les enjeux business et les attentes des collaborateurs.
Dans cet article, je vous propose une méthodologie en 5 étapes pour concevoir votre plan de communication interne idéal. Prêt.e ? Suivez le guide !
Définissez les finalités et les objectifs
Avant de vous lancer tête baissée dans la rédaction de votre plan de communication interne, il est essentiel de bien définir pourquoi vous communiquez 🤔
Prenez le temps d’interviewer votre direction générale et les membres du comité de direction. Questionnez-les sur la stratégie et les objectifs business de l’entreprise. Quels sont les grands projets à venir ? Les défis RH à relever ? Etc. Cela vous permettra de faire émerger les enjeux auxquels votre plan de communication interne devra répondre :
- Accompagner le changement lors d’une transformation IT ou organisationnelle ;
- Fédérer les équipes suite à une acquisition ;
- Fluidifier les échanges entre services ;
- Favoriser l’engagement et la rétention des talents ;
- Valoriser la marque employeur ;
- Promouvoir les valeurs et la culture d’entreprise ;
- Etc.
Prenez le temps d’explorer en profondeur chacun de ces enjeux avec la direction : quels sont les objectifs précis ? Sur quelle durée ? Quels leviers de la communication interne peuvent être activés ?
Complétez ce travail par des entretiens et/ou des ateliers avec des collaborateurs. Interrogez-les sur leurs attentes vis-à-vis de la communication interne. Quels sont leurs besoins pour mieux travailler au quotidien ? Ont-ils le sentiment de bien comprendre la stratégie ? Se sentent-ils suffisamment informés des changements ?
Cela vous aidera à orienter votre plan de communication interne en identifiant potentiellement des axes de progrès par rapport à la situation actuelle.
Une fois vos objectifs identifiés, hiérarchisez-les en fonction de leur niveau de priorité stratégique et de l’échéance temps 📝
Segmentez les cibles internes
Identifiez vos personas
Les salariés ne forment pas un tout homogène 😶🌫️. Il est essentiel d’identifier les différentes cibles de votre communication interne pour s’adresser à elles de manière adaptée.
- Réalisez une cartographie précise des métiers, des sites, des services et des populations de votre entreprise.
- Analysez la structure de votre organisation : quelles sont les directions clés et les interdépendances entre les services ?
- Définissez des personas représentant les principaux profils.
- Identifiez pour chacun leurs besoins et moyens d’accès à l’information.
- Etc.
Cela vous permettra de segmenter finement votre communication interne en fonction des populations.
Adaptez vos communications
Le langage et les canaux ne seront pas les mêmes pour toucher :
- Des commerciaux nomades passant beaucoup de temps sur la route ;
- Des managers de proximité en contact direct avec les équipes ;
- Des ingénieurs R&D sédentaires et intensifs en utilisation d’outils digitaux ;
- Des opérateurs en atelier n’ayant pas d’ordinateur attitré ;
- Des fonctions support au siège en contact avec tous les services ;
- Etc.
Adaptez votre plan de communication interne à cette diversité de populations pour toucher efficacement chaque cible 🎯.
Définissez les canaux et supports adaptés
Une fois vos cibles identifiées, il s’agit de définir les canaux et supports les plus pertinents pour votre plan de communication interne. Mixez print, digital et événementiel pour toucher tous les collaborateurs.
- Print : magazine, journal interne, affichage. Permet une communication qualitative et durable, mais demande du temps de production.
- Digital : intranet, newsletter internes, réseaux sociaux d’entreprise, vidéos. Communication réactive mais éphémère, nécessite des équipements adaptés.
- Événementiel : séminaire, convention, team building, petit-déjeuner avec la DG. Pour créer du lien et de la cohésion mais implantation lourde.
Variez les formats (textes, visuels, podcasts, motion design etc.) pour susciter l’engagement selon les cibles. Appuyez-vous sur des outils comme Canva, Spotify for Podcasters, ou encore Kannelle.
Attention toutefois à bien adapter chaque canal aux contraintes des métiers et aux équipements à disposition des collaborateurs. Par exemple, une solution intranet sera peu consultée par les équipes qui n’ont pas d’ordinateur attitré.
Définissez ensuite la fréquence adaptée pour chaque outil de communication interne : la newsletter mensuelle, l’affichage ponctuel, les news quotidiennes, etc.
Vous pouvez également imaginer des dispositifs originaux pour sortir des sentiers battus : challenges inter-services 🏃♂️, jeu de piste digital 🗺️, concours photo 📸, etc.
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Définissez votre calendrier éditorial
Votre plan de communication interne doit être orchestré dans le temps pour donner un rythme à la communication.
Identifiez les temps forts RH et business qui vont jalonner votre année (séminaire annuel, clôture des comptes, lancement d’un projet, etc.) ainsi que les moments propices sur des thématiques ciblées (droits des femmes le 8 mars, handicap en novembre etc.)
Établissez un calendrier éditorial en tenant compte des pics d’activité de l’entreprise. Évitez les périodes de congés où l’audience sera moindre.
Prévoyez des communications régulières sur l’intranet et la newsletter interne pour créer des rendez-vous avec les collaborateurs.
Ce calendrier évoluera ensuite toute l’année en fonction de l’actualité business. C’est un outil de pilotage indispensable pour lisser les communications.
Partagez-le avec les contributeurs impliqués dans la production de contenus pour aligner la communication interne sur les priorités business.
Mettez en place un dispositif opérationnel
Dernière étape, cruciale : mettre en musique votre plan de communication interne.
- Formez des correspondants communication dans chaque service pour animer des contributeurs ;
- Animez des comités éditoriaux réguliers pour identifier les sujets et valider les contenus ;
- Produisez des contenus (textes, visuels…) adaptés aux différentes cibles ;
- Déployez vos actions sur les canaux identifiés (intranet, print, événements…)
- Mesurez des indicateurs quantitatifs et qualitatifs pour ajuster vos actions ;
En impliquant les managers et des contributeurs métier, vous enrichirez votre communication de contenus terrain et optimiserez votre temps.
Assurez un pilotage resserré dans la durée pour maintenir la dynamique et suivre l’atteinte de vos objectifs de communication interne.
N’oubliez pas de célébrer les succès avec les équipes impliquées 🎉!
Prêt.e a construire votre plan de communication interne ?
Construire un plan de communication interne efficace demande du temps et de la méthode. Mais cet investissement est indispensable pour orchestrer une communication professionnelle répondant aux enjeux business et aux attentes des collaborateurs.
N’hésitez pas à vous faire accompagner par des experts de la communication interne pour structurer votre démarche. Et gardez en tête que ce plan devra évoluer dans le temps, au rythme des transformations de votre entreprise !
Si vous souhaitez aller encore plus loin dans la conception de votre plan de communication interne, n’hésitez pas à télécharger notre dernier ebook.
À bientôt pour d’autres conseils made with 🧡 by Intranet Inside.
