Intranet : Quelle alternative à SharePoint ?

...mais un colosse aux pieds d’argile

Même si la solution semble parfaite, elle traîne aussi quelques lacunes héritées de sa longue histoire.

Historiquement, la solution SharePoint avait été conçue comme un espace dédié au partage de documents.

Bien que la solution ait évolué dans le temps, elle garde une architecture très lourde et une prise en main complexe, nécessitant de former l’ensemble des contributeurs.

Autre point, pour faire évoluer son intranet SharePoint, en modifiant l’arborescence ou en y ajoutant de nouvelles fonctionnalités, il sera indispensable de faire appel à des développeurs.

En pratique, ces faiblesses se traduisent par :

• Une interface d’administration peu intuitive avec de nombreux menus et sous-menus ;
• Une prise en main complexe nécessitant des formations et de l’accompagnement ;
• Des mises à jour et des déploiements dépendants des équipes IT et back offices ;
• Une expérience collaborateur souvent mise au second plan, freinant sa prise en main et son adoption
• Etc.

Conséquence directe, bien que plébiscitée par la direction pour sa mise en place, l’intranet SharePoint ne l’est pas du côté des collaborateurs dont l’adoption reste limitée.

Dès lors, deux solutions s’offrent aux organisations :

• Faire appel à des surcouches chargées de mettre à niveau l’intranet SharePoint de l’organisation ;
• Regarder du côté des alternatives à SharePoint (françaises cocorico !) et offrir aux collaborateurs un nouveau départ ;

L'émergence de nouveaux acteurs centrés sur l'utilisateur

Face à SharePoint, une nouvelle vague de solutions d’intranet plus ergonomiques a fait son apparition ces dernières années. Les points forts de ces alternatives à SharePoint :

• Des interfaces épurées, visuelles, personnalisables selon la charte graphique de chaque entreprise ;
• La possibilité pour les équipes métiers de mettre à jour les contenus en autonomie ;
• Une expérience utilisateur intuitive, proche des standards du web grand public ;
• Des intégrations multiples aux nouveaux outils collaboratifs (Teams, Slack, Lucca, Deepl …) ;
• Une approche mobile-first, pour une utilisation sur tous types d’appareils ;
• Etc.

Ces outils ont été pensés de A à Z pour les usages modernes des intranets. Ils placent l’employé au cœur de l’expérience en s’appuyant sur les meilleures pratiques du digital au service de la communication interne.

L'agilité et l'adaptabilité, clés d'un intranet réussi

Ces nouveaux intranets mettent l’accent sur l’agilité et l’adaptabilité, là où l’intranet SharePoint peut montrer certaines limites.

Ils sont conçus pour pouvoir évoluer rapidement, sans délai de déploiement, afin de répondre aux nouveaux usages :

• Interface responsive sur tous les types d’appareils mobiles ;
• Expérience optimisée pour les employés nomades, sur le terrain ou en déplacement ;
• Diffusion de contenus et d’informations sur les écrans dynamiques dans les espaces de travail ;
• Mises à jour ergonomiques des contenus en autonomie par les équipes métier ;
• Intégration des dernières innovations digitales : réalité virtuelle, chatbots, assistants vocaux…
• Etc.

L’objectif est de disposer d’un intranet capable d’épouser en permanence les besoins des collaborateurs et les objectifs de l’entreprise.

Cette agilité accrue facilite l’engagement des équipes en plaçant l’intranet au cœur des nouveaux modes de travail hybrides et collaboratifs.

Et demain ? Vers un improbable retour en arrière

Les récents défis – pandémie, explosion du télétravail, quête de sens des collaborateurs – ont renforcé les attentes pour des outils internes plus collaboratifs.

Les nouvelles solutions d’intranet comme Intranet Inside, plus agiles et intuitives, répondent concrètement à ces attentes. Elles replacent l’employé au centre de la communication interne.

Difficile dans ce contexte d’imaginer un retour en arrière vers des plateformes plus rigides et complexes d’utilisation au quotidien.

La domination historique de SharePoint touche probablement à sa fin. Les prochaines années s’annoncent riches d’enseignements dans la transformation digitale des usages internes.

À suivre…