Comment améliorer la productivité au sein de votre entreprise ?

Proposez des contenus de formation pour améliorer la productivité de vos équipes

Une seconde méthode pour améliorer la productivité de vos équipes semblera évidente, mais il s’agit de les former afin d’améliorer leur productivité en leur proposant divers contenus de formations sur leurs métiers, leurs outils ou encore les processus internes et administratifs.

En proposant des contenus de formation divers, vous donnez les moyens à vos collaborateurs d’améliorer leur fonctionnement et ainsi leur productivité au quotidien. Ces derniers pourront alors se référer à ces formations si besoin pour réaliser des tâches usuellement chronophages et ainsi être plus efficace dans leurs actions.

Vous pouvez soit réaliser des contenus en interne (en sollicitant vos collaborateurs experts) ou recourir à des formateurs externes. Mettez en avant des webinaires en utilisant la fonctionnalité événements, invitez vos collaborateurs à s’y inscrire et envoyez des notifications pour les prévenir de l’arrivée de la formation.

Créez une page dédiée à la formation sur votre intranet, pour vous aider à former vos nouveaux collaborateurs mais cela peut être également un support du quotidien. Mettez-y du contenu écrit avec des schémas, des images ou encore des vidéos “faîtes maison” par exemple des vidéos dispensées par le directeur commercial.

Permettez à vos collaborateurs de choisir les modes de communication les plus pertinents selon leurs besoins

Vous êtes-vous déjà dit en sortant d’une réunion que celle-ci aurait pu être évitée avec un email ? Ou à l’inverse qu’une incompréhension liée à une discussion par message aurait pu être évitée par un rapide appel téléphonique ?

Le choix du canal de communication a un impact majeur sur la productivité de vos équipes et en permettant à vos collaborateurs de choisir le canal le plus pertinent selon leur besoin leur permettrait de gagner grandement en productivité.

La communication a un rôle majeur sur la productivité de vos équipes lorsqu’elles travaillent en collaboration. Il existe plusieurs modes de communication et chacun d’eux a un coût et une productivité variable : la lecture d’un document, la messagerie instantanée, les échanges de mails, les appels téléphoniques, les réunions à distance ou les réunions en présentiel…

Pour proposer à vos collaborateurs les modes de communication les plus adaptés, vous pouvez mettre à disposition de vos collaborateurs via votre outil intranet :

• Un annuaire des collaborateurs avec leurs informations de contact (email, téléphone) et éventuellement leurs disponibilités (agendas synchronisés) ;
• Une gestion électronique des documents (GED) avec des documents modèles ou de trouver des réponses à leurs besoins ;
• Une messagerie instantanée ;
• Un outil de réservation des salles ;

Limitez les distractions liées à la surabondance de notifications

Nous n’avons jamais eu autant de distractions immédiates qu’aujourd’hui. Entre les applications sur le téléphone, les emails de prospection reçus ou les chaînes de messages et discussions groupées sur l’outil de messagerie.

Seulement lorsqu’on est concentré sur une tâche, une simple notification peut nous déconcentrer quelques instants et ainsi nous faire perdre en efficacité.

En limitant les distractions liées aux notifications selon leur importance ou leur urgence, vous permettez à vos collaborateurs de pouvoir se concentrer sur leur tâche et donc de gagner en productivité.

Pour se faire, il existe une multitude de techniques et méthodes, les plus fréquentes étant de :

• Permettre à vos collaborateurs d’avoir des créneaux dans leur agenda où ils ne sont pas joignables ;
• Permettre de désactiver les notifications et alertes sur des plages horaires (sauf exceptions à définir) ;
• Limiter l’utilisation de certaines applications ou la visite de certains sites ;
• Limiter le bruit dans l’espace de travail ou de proposer à vos collaborateurs écouteurs, casques ou encore des solutions anti-bruit ;

Limitez les actions répétitives et chronophages

Une autre méthode incontournable pour permettre à vos équipes de gagner en productivité consiste à automatiser les actions répétitives et rébarbatives.

Dans chaque entreprise et pour chaque métier, il existe une série de tâches à faible valeur ajoutée et des tâches nécessaires, mais répétitives qui sont chronophages pour vos collaborateurs et réduisent ainsi leur productivité.

En automatisant ces tâches, en plus de libérer un temps précieux pour vos collaborateurs, vous limiterez aussi les petites erreurs humaines.

On peut identifier plusieurs types de workflow d’automatisation :

• Automatisation des processus métiers : gestion de commandes, gestion de projet, gestion des communications, gestion des fiches clients (saisie de données, actualisation CRM, etc.), envoi d’emails opérationnels, création de documents, etc.
• Automatisation des processus RH : gestion des congés, de la paie, des questionnaires d’évaluation annuelle, etc.

Nb : cette liste est bien sûr non exhaustive, les scénarios d’automatisation dépendent de votre fonctionnement.

Pour automatiser ces tâches, vous pouvez notamment sur vos intranets mettre en place un outil de “workflow” (ou outil de gestion de flux de travail) au sein de votre portail intranet. Une alternative serait de déléguer ces tâches à des ressources internes ou externes moins coûteuses.

Ce dernier permettrait alors à vos collaborateurs de gagner en productivité en automatisant des tâches quotidiennes chronophages à faible valeur ajoutée.

Simplifiez l’accès à l’information

Saviez-vous qu’en moyenne vos employés passent 20% de leur temps à chercher des informations internes ou un collègue qui pourrait les aider pour des tâches spécifiques ?

Ces recherches englobent la recherche de documents types (contrats, modèles de présentation, etc.), des informations sur leurs interlocuteurs ou encore des données sectorielles.

Pourtant, en implémentant un intranet simplifiant l’accès à l’information, ce temps de recherche peut être diminué de 35%. C’est un des points les plus attendus de l’intranet de la part de vos collaborateurs.

Pour y répondre, il est primordial d’implémenter sur votre solution intranet :

• Une gestion électronique de documents (espace métier et/ou espace RH)
• Un organigramme / annuaire pour retrouver aisément les bons interlocuteurs ainsi que leurs modes de communication à favoriser

Attention : il est important de maintenir l’information sur votre outil intranet afin d’en maximiser son utilisation.

Améliorez la productivité de vos réunions

Selon une étude récente, 47% des employés considèrent les réunions de travail comme improductives. Cela représente un réel enjeu car il en découle un cercle vicieux. Comme ces dernières sont jugées improductives, il est devenu coutume de profiter de ces réunions pour finaliser des tâches ne nécessitant pas une concentration absolue.

Pour y remédier, plusieurs actions sont alors recommandées :

• Préparez la réunion en définissant a minima un objectif et au mieux un ordre du jour ainsi que des responsabilités pour les participants ;
• Utilisez des outils collaboratifs pour fluidifier son déroulement (prise de note, sondage, chronomètres, etc.) ;
• Limitez la durée de la réunion ;
• Favorisez la collaboration et l’interactivité entre les parties prenantes ;
• Envoyez un compte-rendu de la réunion à l’ensemble des participants et aux personnes intéressées ;

Certaines solutions intranets vous permettent d’imposer ces critères ou encore d’utiliser ces outils complémentaires lors de l’organisation de vos réunions.

Evaluez l’efficacité de vos collaborateurs

Tout ce qui se mesure s’améliore et tout ce qui ne l’est pas, stagne ou se détériore.

Une expression populaire mais qui redouble de sens lorsqu’on parle de productivité de vos collaborateurs. C’est uniquement en mesurant le temps passé sur certaines tâches et en comparant entre les différents acteurs qu’il sera possible d’évaluer l’efficacité de vos collaborateurs.

Ainsi, lorsqu’il est possible de chiffrer des actions, faites-le. Lorsque ce n’est pas possible, n’hésitez pas à demander à vos collaborateurs de s’exprimer sur leur ressenti et si possible de le traduire sur une échelle de grandeur. De la sorte, lorsqu’ils auront de nouveau réaliser une tâche similaire, ils pourront comparer avec leur appréciation passée.

Pour ce faire, il existe de nombreux modules utiles à implémenter dans votre solution intranet :

• Un module “chronomètre” permettant de mesurer le temps passé et de le classifier pour une tâche donnée ;
• Un modèle “commentaire” permettant à vos collaborateurs de s’exprimer en cours de projet ou à son terme ;
• Un modèle sondage / évaluation permettant notamment de réaliser un état des lieux en fin de mission ou encore lors d’entretiens d’évaluation ;
• Un module “suivi d’activité” permettant de récupérer des statistiques d’utilisation par collaborateur ;

Incitez vos collaborateurs à prioriser leurs tâches

Dans une journée de travail, il faut souvent jongler habilement entre des tâches urgentes mais non importantes, des tâches importantes et urgentes ou encore des tâches non urgentes mais importantes.

Pourtant, sans réelle méthode, il est facile pour vos collaborateurs de ne pas parvenir à prioriser leurs tâches et ainsi à se retrouver débordés et de disperser leur temps entre ces actions.

Cette dispersion s’accompagne le plus souvent d’une perte de productivité. Pour y remédier, plusieurs actions sont recommandées :

• Faire une liste exhaustive des tâches
• Les prioriser selon leur importance d’abord puis ajuster selon leur urgence
• Anticiper l’effort nécessaire pour leur réalisation
• Réévaluer en permanence ces listes

Il est possible depuis votre outil intranet ou une solution complémentaire de proposer à vos collaborateurs un outil de gestion de tâches comme des tableaux Kanban.

Améliorez l’expérience globale de vos collaborateurs

Enfin, si vous implémentez ces mesures dans une solution de communication interne ou votre solution intranet, notre dernière recommandation consiste à proposer une expérience qui soit la plus ergonomique et esthétique possible.

En effet, on connaît le coût important d’un projet intranet ou d’une solution de communication interne et pourtant près de 1 collaborateur sur 3 déclare ne jamais se rendre sur leur intranet. Souvent, cela s’explique car ils n’y voient aucun intérêt ou alors qu’ils estiment complexe la navigation dans ce dernier.

En conclusion

Améliorer la productivité de vos équipes est un enjeu majeur de performance pour votre entreprise. Il s’agit d’un travail de fond nécessitant plusieurs actions complémentaires pour impacter durablement la productivité.

Nous vous avons partagé dans cet article les 10 mesures les plus efficaces selon notre expérience terrain. Ces mesures vont de la nécessaire sensibilisation de vos collaborateurs à l’optimisation de vos outils et process.

La mise en place d’une solution intranet est souvent un catalyseur puissant de cette démarche d’amélioration. Son adoption par les équipes dépendra néanmoins de l’expérience utilisateur qui leur sera proposée.

Nous espérons que ces conseils vous permettront d’initier ou d’accélérer une dynamique positive au sein de votre entreprise. N’hésitez pas à nous contacter pour échanger sur votre contexte spécifique et les solutions envisageables.