Annuaire intranet : les solutions pour gérer vos utilisateurs
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Vous souhaitez mettre en place un annuaire dans votre intranet documentaire ou souhaitez rendre accessible votre intranet par login et mot de passe : voici quelques bases pour comprendre le fonctionnement et les solutions possibles pour gérer vos utilisateurs.
Qu’est-ce qu’un annuaire intranet et que contient-il ?
Commençons par le début et entendons-nous sur la notion d’annuaire intranet : il s’agit d’un répertoire mis à jour régulièrement qui regroupe des informations sur les collaborateurs (nom, prénom, e-mail, fonction, service…) de votre entreprise / entité.
Il peut également contenir un trombinoscope, c’est-à-dire une liste des photographies des collaborateurs de votre entreprise / entité.
Où sont stockées ces données et où puis-je les retrouver ?
Chaque entreprise possède une liste de ces informations (en général ces informations sont saisies à l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise via une fiche de renseignement ou formulaire).
Faites appel à votre service SI/Informatique ou aux RH pour collecter / rassembler toutes les bases de données qui existent. Ces informations peuvent être présentes dans un Active Directory ou dans une base de données existante (exportable sous format Excel).
Qu’est-ce qu’un Active Directory (AD) et à quoi sert-il ?
Un Active Directory est l’annuaire référençant des personnes au sens informatique dans une entreprise. Il s’agit donc d’un outil du réseau interne de l’entreprise (pour les grandes entreprises ou groupe)
Il est possible techniquement d’interroger l’AD depuis votre intranet documentaire : il faut donc créer une connexion entre l’intranet et l’AD (cette connexion s’appelle LDAP).
Toutes les données utilisateurs sont récupérées, et parfois même permet une connexion automatique à l’intranet appelé SSO (Single Sign-On).
Je n’ai pas d’Active Directory, que faire ?
Pour mettre en place un annuaire dans votre intranet documentaire, il n’est pas obligatoire d’avoir un AD.
- Une liste ou un fichier Excel comprenant toutes les informations de chaque utilisateur est suffisant pour permettre un import de vos utilisateurs afin qu’ils puissent se connecter en toute sécurité et/ou être visible dans un annuaire.
- Il est également possible de connecter l’intranet aux comptes Google Apps de l’entreprise grâce à l’API de Google / Google connect. L’annuaire sera ainsi peuplé des informations des comptes Google Apps de chaque collaborateur.
En résumé, les solutions possibles
Voici un récapitulatif des différences Active Directory / pas Active Directory pour vous permettre de choisir la meilleure solution :
| Avec un Active Directory | Sans Active Directory | |
| Format | Connexion LDAP | Fichier Excel (CSV ou autre) ou gestion manuelle en back-office |
| Contraintes techniques / mise en place sur intranet | Besoin d’un accès à l’AD. Besoin d’un compte test pour tester la connexion ensuite sur l’intranet | Import du fichier Excel (import en masse) |
| Connexion à l’intranet | Automatique | Manuelle et sécurisée (avec login et mot de passe). |
| Identifiant | Récupéré automatiquement via LDAP | Un e-mail pour l’identifiant est recommandé. Il est préférable de laisser l’utilisateur choisir son mot de passe. |
| Mise à jour de l’annuaire | Automatique (fréquence de mise à jour à fixer avec votre prestataire via le “cron”) | Manuelle (en back-office). Ou possibilité de réimporter un fichier Excel pour une mise à jour massive |
| Coûts | € € € | € |
| Délais de mise en place | Moins d’une semaine (les délais peuvent varier selon les modalités d’accès à l’AD) | Moins d’une journée |
| Interlocuteurs | Techniques | Non techniques |
Pour une démonstration de l’annuaire de notre solution Intranet Inside, n’hésitez pas à nous contacter.
