Les meilleurs CMS pour un intranet

Comparatif des meilleurs CMS intranet

Préambule 

Depuis 2007 nous avons testé de nombreux CMS pour réaliser des intranets, notamment sur Sharepoint (le mieux implanté dans les grandes entreprises), WordPress (le CMS le plus populaire au monde, le chouchou des communicants, et Drupal le cousin de WordPress un peu plus costaud en termes de modélisation des contenus et d’interfaçages.

A partir de 2014, nous avons souhaité concentrer tous les bons points de ces technologies, en se concentrant uniquement sur les spécificités d’un intranet ou d’une digital workplace.

C’est dans cette optique qu’est né Intranet Inside. Un CMS simple mais très puissant, orienté sur les besoins des communicants (ou RH) et uniquement dédié au monde de l’intranet et de la digital workplace.

Nous considérons avoir réalisé le meilleur back office CMS pour un intranet, avec une simplicité maximale pour l’utilisateur. (et même plus simple que WordPress ! que nous aimons par ailleurs 🫶).

Vous souhaitez découvrir les possibilités de notre back office Intranet Inside : envoyez-nous un message pour qu’on se cale une rapide démo !

Définition d’un CMS intranet

Un CMS est un logiciel hébergeable en ligne, vous offrant un back office permettant de créer et gérer vos contenus web.

Le CMS intranet ajoute à cela la spécificité d’avoir une gestion spécifique des utilisateurs (la plupart du temps synchronisé avec un Active Directory) et d’avoir des fonctionnalités classiques d’un intranet : blog, calendrier, bibliothèque de documents, annuaires des collaborateurs, … le tout en mode privé.

Comparatif des CMS adaptés pour un intranet ou une digital workplace

Il existe beaucoup de solutions intranet ou de solutions de digital workplace sur le marché Français et international, il est compliqué de toutes les lister ici, d’autant plus qu’elles ne se définissent pas comme des CMS intranet.

Nous avons retenu celles que nous avons le plus rencontrées dans notre parcours.

Intranet Inside

Le principal avantage d’Intranet Inside est de permettre aux contributeurs, pour 90% de leurs usages, de pouvoir administrer leur site en front office.

En tant qu’administrateur, vous avez des boutons d’éditions reconnaissables en bleu. Ces repères s’ajoutent finement sur les pages, vous permettant de gérer vos pages sans passer par un back office.

Dans la solution intranet Inside, l’édition d’un contenu reprend le système de blocs afin de pouvoir construire une page enrichie, comme bon vous semble.

Pour des manipulations plus avancées, le back office du CMS s’offre à vous.

Une navigation latérale simple vous offre les chapitres principaux de l’administration.

On remarque un gros point fort de la solution : les statistiques directement intégrées, et surtout propres aux KPI d’un intranet.

De nombreuses fonctionnalités dites “avancées” ont aussi leurs propres administrations front pour vous simplifier la vie (ici l’administration de l’organigramme de l’intranet)

Le CMS intranet de Sharepoint

Inclus par défaut dans les packs Microsoft déployés dans les entreprises, Sharepoint est par conséquent partout.

Sans surprise, son avantage numéro 1 est l’interfaçage immédiat avec tout l’écosystème Microsoft 365.

Historiquement il est aussi réputé, voir orienté, sur les bibliothèques de documents.

En revanche, son back office reste complexe pour les profils non informatiques et on voit donc de nombreux sites Sharepoint austères, non personnalisés.

Autre inconvénient de taille pour les entreprises ayant des populations sur le terrain : Sharepoint est plutôt adapté pour les équipes en bureau, devant leur ordinateur, avec l’obligation d’avoir un compte microsoft pour tous les utilisateurs 💰

Ainsi il n’est pas du tout adapté pour les populations en mobilité : agents des collectivités, personnels dans les hôpitaux, vendeurs en points de ventes, personnel en usine, etc

Pour plus d’information, n’hésitez pas à contacter directement une agence sharepoint.

CMS WordPress

WordPress est le CMS le plus populaire du monde. Ainsi, de nombreuses organisations ont souhaité uniformiser leur parc technologique en utilisant le même back-office pour leur site internet, et leur site intranet ou extranet.

Parmi ses avantages on compte donc :

• CMS connu de beaucoup de contributeurs de contenu (services communication et marketing notamment)
• CMS gratuit, et très populaire : bel écosystème de prestataire WordPress
• Des plugins par centaines permettant de répondre à votre cahier des charges sans développement sur mesures

Côté inconvénients :

• La sécurité : sa forte popularité l’expose forcément à davantage d’attaques, ses failles sont connues et systématiquement exploitées par les hackers
• La maintenabilité : un intranet contient des informations confidentielles par nature, il doit ainsi être mis à jour régulièrement pour répondre aux exigences de sécurité.
  Or les projets wordpress sont souvent associé à des budgets limités, et ainsi ne sont souvent pas développés dans les règles de l’art. Beaucoup de plugins sont installés mais rares sont ceux mis à jour. De plus il est difficile de faire coexister ces mises à jour de plugins avec l’équipe de développeurs initiale.
• Pas adapté aux gros projets : WordPress était initialement un moteur de blog, petit à petit il est devenu le CMS favoris pour la création de site interne, en revanche il n’est pas fondamentalement fait pour les intranets. Son approche “article” et “page” lui empêche une cohérence “objet” souvent utile pour les plateformes avancées → “document”, “évènement”, “page métier”, etc   De même, WordPress présente une gestion des droits natives intéressantes, mais limitée à grande échelle. Il faut utiliser des plugins spécialisés comme MemberPress, et l’on retombe naturellement dans les inconvénients d’un CMS remplis de plugins indépendants qui n’interagissent pas entre eux

Le CMS Drupal

sans doute le CMS open source populaire le plus adapté pour une digital workplace

Drupal est un CMS particulièrement optimisé pour les projets de type intranet et extranet.

Anecdote 1 : Historiquement nous avions conçu notre solution Intranet Inside sur Drupal avant la refonte qui donna lieu à la version actuelle basé sur les framework Laravel et VueJS

Anecdote 2 : via notre agence web Maecia, nous avons la chance d’avoir conçu un des plus beaux intranets au monde pour un grand groupe de Luxe, sur Drupal, et de l’améliorer d’années en années.

Les avantages de Drupal pour un intranet :

• souvent le niveau des prestataires est plus élevé : plus technique et globalement plus professionnel
• l’architecture des données est beaucoup plus souple qu’un Wordress par exemple, elle permet de modéliser chaque données de votre communication : évènements, actualités, documents, salle de réunion réservable, et ainsi de permettre des fonctionnalités dignes d’une digital workplace
• sa gestion des utilisateurs et des droits est directement employable pour votre intranet, en limitant les développements sur mesure

Limites :

• budget : un intranet Drupal de qualité, sur mesure, va nécessiter un budget conséquent (compter à minima 80k€ pour une création d’intranet sur mesure – hors développement de modules avancés)
• maintenabilité : le fait d’avoir un intranet évolué sur mesure, demande une maintenance spécifique chez un prestataire unique (peu de prestataires acceptent de reprendre la maintenance d’un
• projet tunnel : le fait même de partir sur un projet sur mesure, et ambitieux, présente des risques de réinventer la roue, de dérapage planning en cour de route et de non maitrise d’un budget forfaitaire
• mises à jour douloureuses : Drupal a beaucoup évolué ces dernières années, ce qui lui a permi d’être la belle technologie qu’elle est aujourd’hui, mais qui a progressivement frustré énormément ses administrateurs. En effet de nombreux projets intranets n’ont pas pu être maintenus car les mises à jour entre les versions majeurs étaient impossibles (Drupal 6 -> Drupal 7 -> etc le coeur de Drupal a été changé). Ces projets ont dû être la plupart du temps abandonnés ou redéveloppés intégralement.

Liferay pour un intranet

Très honnêtement nous connaissons moins bien Liferay, mais tout au long de nos expériences nous l’avons croisé plusieurs fois, notamment chez de grandes entreprises.

Points forts de ce CMS

• Tout comme intranet Inside, il semble orienté spécifiquement pour les projets intranets/extranet
• La sécurité est assuré par un éditeur professionnel et pérenne
• Liferay propose des modules collaboratifs avancés

Les inconvénients de Liferay

• Budget élevés
• Orientés grand comptes
• [de notre expérience ] Back office complexe : un de nos clients, un centre hospitalier Suisse, avait le sentiment d’être bloqué dans l’administrabilité complète de sa plateforme, il a souhaité refonte son projet en utilisant la technologie Intranet Inside
• Ce même client ne se sentait pas autonome du tout sur la gestion des droits, qui était complex et défaillante (pas la main dessus sans compétence technique)

Et vous, quel est votre CMS intranet préféré ?

En résumé, de nombreuses options s’ouvrent à vous !

Nous avons étudié les demandes de centaines de clients pour concevoir le CMS le plus simple et le plus puissant à la fois pour un intranet, alors prenez 15mn et contactez-nous pour découvrir notre backoffice !