Créer votre intranet en 10 étapes !

Votre organisation n’a pas encore d’intranet ? ou bien votre intranet en place n'est plus de toute fraicheur ?

À partir d’une centaine de collaborateurs (et même en dessous), mettre en place un intranet permet de partager de l’information efficacement et de façon centralisée, de rationnaliser l’usage des fichiers partagés et du mail, mais aussi de développer la communication interne, la transversalité et la collaboration entre les équipes.

Alors que faut-il faire ? Quelles sont les 10 étapes incontournables pour déployer un intranet dans son organisation ? Intranet Inside fait le point.

1 / Recueillir les besoins des différents métiers pour construire le meilleur intranet

Commencez par questionner votre objectif :

• que doit apporter cet intranet à votre organisation ?
• Plus de fluidité dans la communication ?
• Une meilleure connaissance mutuelle (savoir qui fait quoi !) entre les métiers ?
• Plus de performance avec la bonne info au bon moment ?

Et pour répondre à ces questions, qui de mieux que les salariés eux-mêmes !

Interrogez-les largement, soit au travers d’un sondage, soit au travers d’ateliers.

L’idéal est d’organiser des ateliers par métier, afin que les besoins spécifiques à chacun d’entre eux puissent être pris en compte : vous serez surement surpris de découvrir que tel métier a régulièrement besoin de consulter tel document et que pour parer à l’absence d’intranet, les collaborateurs se sont créés toutes sortes de raccourcis sur leur bureau !

2/ Identifier des contenus clés et des use cases

Bien souvent, on est tenté de vouloir mettre toute l’entreprise sur l’intranet, et c’est une bonne intention !

Cependant, afin de déployer rapidement une première version de l’intranet, circonscrire son périmètre à quelques cas d’usage ou aux contenus les plus directement utiles sera déjà un bon début et le gage d’une adoption rapide par les salariés.

Aussi, faites la synthèse des besoins identifiés auprès de chaque métier, pour identifier les contenus et les use cases qui auront le plus de valeur ajoutée immédiate.

Parions que l’organigramme en fera certainement parti 😉

3/ Designer des parcours utilisateurs

Maintenant que vous avez identifié ce dont les salariés ont besoin et quels contenus pourront leur être vraiment utiles au sein de votre futur intranet, il faut imaginer comment ceux-ci vont pouvoir s’organiser : avec quelle arborescence, quel parcours utilisateur pour y accéder depuis la page d’accueil.

Vous pouvez réaliser cette étape de « storyboarding » seul ou bien vous faire accompagner, ou encore prévoir à nouveau un atelier avec des collaborateurs représentant chaque métier pour designer ensemble la home page idéale : avec des post-it et du paperboard, on peut imaginer des choses très sympathiques et surtout directement utiles !

4/ Choisir la bonne solution

Vous savez désormais quels premiers contenus doivent figurer dans votre futur intranet et comment les salariés souhaitent y accéder.

Il est temps de réfléchir à la meilleure plateforme pour supporter votre intranet.

Vos critères peuvent être variés : interface utilisateur, interopérabilité de la plateforme avec d’autres applications de votre écosystème informatique ou avec les outils bureautiques, richesse des fonctionnalités disponibles (éditoriales, collaboratives, documentaires, IA, …), prix et modèle économique, mode Saas ou on premise, solution clé-en-main ou développements spécifiques à prévoir …

A cette étape, n’hésitez pas à consulter les équipes informatiques qui auront sans doute un avis éclairé ou des contraintes à prendre en compte.

5/ Définir l’identité graphique et les premiers gabarits

Selon la solution retenue, vous allez avoir plus ou moins de marge de manœuvre sur le « look & feel » de votre futur intranet.

Il n’en reste pas moins qu’un minimum de personnalisation est toujours possible, c’est donc le moment d’y penser.

Avez-vous un nom pour cet intranet ? (cela peut être l’occasion de solliciter les salariés pour le trouver 😉)

Quelles couleurs de la charte graphique de votre organisation souhaitez-vous utiliser et comment ?

Y-a-t’il des photos qui peuvent incarner votre organisation pour la page d’accueil ou pour le bandeau figurant sur toutes les pages ?

Vous profiterez de cette réflexion sur l’identité graphique de votre intranet pour définir les principaux gabarits des pages : en dehors des éléments de navigation (menu), comment sont-elles structurées ?

Une page article d’actualité a-t-elle le même template qu’une page de contenu documentaire ?

Comment sont présentées les documents joints : directement dans le corps du texte ou dans une zone de téléchargement ?

Les pages doivent-elles toutes être illustrées par une image ?

Prévoyez-vous des pages de listes qui présentent plusieurs contenus à la queue-leu-leu et que les salariés pourront filtrer pour trouver un contenu ?

A cette étape, vous pouvez aussi poursuivre le travail initié sur l’arborescence et l’organisation des contenus, si vous optez pour un système de listes de contenu, il faut également penser à identifier les catégories qui permettront de tagguer les pages et serviront de filtres de recherche.

6/ Ecrire et rassembler tous les documents

Les contenus identifiés, les gabarits définis, il est temps de se retrousser les manches, de rassembler tous les documents prévus pour la première version du site intranet et de commencer la rédaction des pages :

bien sûr, vous allez capitaliser sur de nombreux documents existants, mais il y a sans doute des choses à mettre à jour, des contenus à remettre en contexte, des explications à donner pour que chacun sache bien à quelle occasion utiliser tel ou tel document.

A cette occasion, vous allez également identifier pour chaque contenu qui en a la responsabilité, qui devra le mettre à jour à la prochaine échéance.

Notre astuce: faites vous un tableau qui liste tous les contenus et documents prévus et pour chacun d’eux, notez quelle personne ou quel métier a la charge de sa mise à jour.

Dans quelques mois, quand un tel vous avertira qu’un document est obsolète, vous serez content de savoir qui contacter pour y remédier rapidement !

7/ S’assurer que tous les voyants IT sont au vert

On dit souvent que les projets d’intranet sont avant tout des projets humains, et c’est vrai !

Pour autant, cela ne vous économise pas de quelques questions techniques qu’il vaut mieux avoir traitées avant le lancement : les utilisateurs seront-ils automatiquement reconnus par la plateforme intranet à la connexion (Single Sign On) ?

Si le site est en mode Saas, faut-il déclarer le nom de domaine sur une liste blanche pour en autoriser l’accès à tous ?

Y-a-t’il des contraintes de cybersécurité spécifiques ?

Les médias du site (vidéo, documents, image, …)  doivent-ils être enregistrés sur un serveur média interne ou hébergés sur la plateforme ? etc.

Rendez-vous avec la direction informatique pour faire le tour de toutes ces problématiques et s’assurer qu’il n’y aura pas de couacs au démarrage !

8/ Former les contributeurs et intégrer le contenu sur la plateforme

Une fois la plateforme prête à l’emploi, les documents et les responsabilités recensés, il est grand temps de s’attaquer à la publication : selon la volumétrie de contenus à mettre en ligne et la fluidité de l’interface de contribution, cette étape peut être plus ou moins longue.

Ne vous y lancer pas tout seul, impliquez les directions métier qui détiennent du contenu à  publier, formez quelques contributeurs sur les templates, en prenant soin de leur donner quelques règles éditoriales : c’est la garantie d’un style homogène quels que soient les contenus publiés.

9/ Faire la chasse aux bug !

Une fois tous les contenus intégrés dans la plateforme, faites une dernière relecture de l’ensemble, testez tous les liens vers les documents, les applications, mettez à l’épreuve le moteur de recherche, les fonctionnalités collaboratives, bref, ne laissez rien au hasard et signalez aux développeurs de votre plateforme toutes les anomalies que vous constatez.

Même s’il n’est pas rare de trouver encore des bug une fois l’intranet mis en production et livré aux utilisateurs, cela ne fait jamais bonne impression …

Un intranet débuggé, dont la navigation est fluide et qui rend les services attendus, sera d’autant plus vite adopté !

10/ Annoncer le lancement (après l’avoir bien préparé)

Quand tout est fin prêt, que votre intranet flambant neuf est enfin en ligne, il est temps d’annoncer aux salariés cette nouveauté !

En amont, préparez un véritable plan de communication pour mettre tous les atouts de votre côté : mailing de lancement, présentation dans les comités de direction de chaque métier, mini tutoriel pour la prise en main, information dans les supports de communication interne habituels, et pourquoi pas un petit cadeau aux couleurs de l’intranet pour accompagner l’événement !

N’oubliez pas d’indiquer aux salariés quelle entité ils peuvent contacter en cas de problème de connexion (si c’est la hotline informatique, prévoyez de leur présenter l’intranet avant !).

Et laissez la possibilité de vous contacter aussi pour recueillir tous les feedbacks sur ce nouvel outil : cela vous sera utile pour le faire vivre et progresser dans la durée 😉