Comment optimiser votre écosystème digital de communication interne ?

Retranscription textuel de la vidéo :

Martin Willot, Directeur Conseil chez Intranet Inside

Bonjour, je suis Martin Willot, je suis directeur conseil chez Intranet Inside et aujourd’hui, pour Le Club, j’ai décidé de vous parler de votre écosystème digital de communication interne.

C’est quoi mon écosystème digital de communication interne ?

La plupart du temps, quand nous démarrons une mission pour nos clients, on leur demande de nous lister les outils qui sont utilisés au quotidien par les collaborateurs, mais aussi les outils de la communication.

Outre l’intranet existant, parmi les outils qu’on croise le plus souvent, évidemment il y a l’email, qui reste parfois le vecteur numéro un de communication avec les emails qui peuvent être envoyés à l’ensemble des collaborateurs.

On croise aussi des outils plus de discussion synchrone, je pense notamment à Teams et à Slack, qui permettent là plus de collaborer en direct ou de transmettre une information très chaude à un collaborateur ou à un collègue avec qui on est en train de travailler sur un dossier.

Et parfois, nous croisons l’emailing. Vous utilisez parfois des outils comme MailChimp ou autres pour envoyer l’information quand l’intranet existant ne vous permet plus de le faire ou que les gens ne s’y connectent plus.

Il y a aussi le magazine de communication interne qui, lui, a une valeur un peu plus statutaire, on va retrouver de l’information quand même un peu plus descendante, mais qui remplit un autre objectif qui est vraiment d’asseoir la culture d’entreprise.

Il y a aussi les outils de SIRH qui sont peut-être un peu plus pour des usages personnels pour les collaborateurs. Il va retrouver sa fiche de paye, ses congés restants… mais qui a beaucoup moins de vocation à donner de l’information chaude.

Et il y en a évidemment bien d’autres.

Chaque entreprise a sa propre structuration et c’est pour ça que chaque projet chez Intranet Inside est différent.

Évidemment, chacun de ces outils poursuit un objectif de communication qui est différent.

Si on prend l’exemple de Teams, comme on l’a dit tout à l’heure, c’est vraiment de solliciter un collaborateur pour avoir une réponse qui soit immédiate.

Si on prend l’exemple du magazine, c’est plutôt porter la parole de la direction et montrer un peu la force de l’entreprise ou du groupe.

Pourquoi c’est intéressant de le connaître ?

Alors la vraie question qu’on peut se poser, pourquoi c’est intéressant pour nous et pour vous évidemment, de connaître un peu cet écosystème digital ?

Dans un premier temps, connaître cet outil, c’est s’assurer que la communication interne couvre bien tous les canaux et est en capacité de transmettre l’information clé de l’entreprise.

Ensuite, en connaissant tous les outils de communication interne, on peut identifier ceux qui répondent à un réel besoin, évidemment, et ceux qui ont été mis là pour pallier un manque que vous pouviez avoir à un instant T dans les besoins de l’entreprise.

Pourquoi c’est important pour Intranet Inside ?

C’est qu’on va pouvoir un peu jauger de ce qu’on peut intégrer dans l’intranet, quels sont les process peut-être internes aujourd’hui qui pourraient être digitalisés et qui ne le sont pas, et ce qui va nous permettre de vous faire gagner du temps au quotidien.

Le meilleur exemple, c’est la newsletter. Souvent, nos clients ont utilisé des solutions type MailChimp pour pousser l’information aux collaborateurs qui ne se connectaient plus à l’intranet.

Donc nous, notre objectif, ça va être de comprendre un peu la manière dont vous l’alimentez, quels sont vos rythmes de publication et quelle est l’attente des collaborateurs.

Et on va plutôt vous inciter à mettre en place le module de newsletter de la solution qui va vous permettre en quelques minutes de créer une newsletter assez facilement et pourquoi pas même de la diffuser à des profils très ciblés de votre intranet.

L’idée étant que cette newsletter soit génératrice de trafic, que les gens aient envie de se connecter à l’intranet pour consulter les informations que vous leur poussez et qui puissent ensuite créer le réflexe de connexion et se dire « Ah bah oui, il y a régulièrement des informations sur la vie de l’entreprise… sur les ressources humaines. Au lieu d’attendre cette newsletter, maintenant je vais y aller de moi-même. »

Et c’est comme ça aussi qu’on crée le réflexe de connexion et finalement on gagne un vrai temps qualitatif et pour vous parce que la newsletter est plus facile à faire et pour les collaborateurs qui vont aller d’eux-mêmes chercher l’information.

Et à l’inverse, nous conseillons nos clients à ne pas avoir deux outils qui remplissent la même fonction.

Si je prends l’exemple de Teams qui permet de créer des groupes, des échanges, etc., peut-être que cette fonctionnalité là n’est pas indispensable sur l’intranet, mais par contre, on peut vraiment mettre un sacré point d’effort pour inciter les collaborateurs à utiliser un outil comme Teams ou comme Slack et à surtout bien l’utiliser.

Et c’est là où l’intranet remplit tout à fait son rôle.

C’est à lui d’expliquer ce qu’on attend des collaborateurs sur les différents outils de l’entreprise et de savoir bien les utiliser pour que la communication soit toujours efficace.

Comme vous pouvez l’imaginer, chaque cas des entreprises qu’on rencontre est unique, chacun correspond à un historique, à une ADN d’entreprise, et il est vraiment important de prendre en compte ces spécificités quand on va monter le projet d’intranet.

Chez Intranet Inside, nous avons à cœur de faire des intranets sur mesure
qui correspondent parfaitement à l’ADN des entreprises, et que ce soit un intranet qui réponde à un besoin réel, sans être un empilement de fonctionnalités qui finalement complexifie l’adoption par tous les collaborateurs.

Vous souhaitez échanger sur votre propre écosystème ?

Si vous souhaitez que nous prenions 15 minutes pour parler de votre écosystème digital de communication interne, je serais ravi d’organiser une visio avec vous, que vous puissiez me présenter un peu les outils, les usages, ceux qui sont indispensables, ceux qui sont bien utilisés, ceux dont on pourrait améliorer l’utilisation par l’ensemble des collaborateurs.

Pour ça, n’hésitez pas à contacter votre chef de projet qui nous mettra en relation.