Faire de son intranet une plateforme dédiée à la gestion des connaissances

Dans un environnement professionnel de plus en plus compétitif, la gestion des connaissances est devenue un enjeu majeur pour les entreprises. Les entreprises qui réussissent sont celles qui sont capables de stocker, de partager et d’enrichir les connaissances plus rapidement et plus efficacement que leurs concurrents.

Dans cet article, nous vous proposons de voir comment l’intranet peut devenir un outil au service de la gestion des connaissances de votre entreprise. C’est parti !

L’importance de la gestion des connaissances en entreprise

Définition : la gestion des connaissances en entreprise

La gestion des connaissances est une pratique qui consiste à collecter, stocker, partager, enrichir et utiliser les connaissances et les informations au sein d’une entreprise. Cette pratique leur permet de mieux comprendre leur environnement, de prendre de meilleures décisions, d’améliorer leur efficacité et de rester compétitives au quotidien.

Le chiffre clé

Selon le cabinet Deloitte, 75 % des entreprises estiment que la gestion des connaissances est un enjeu clé pour elles en 2021*.

Toutefois, seules 9 % d’entre elles ont décidé de mettre en place des actions concrètes pour répondre à ce besoin.

L’intranet : outil clé pour la gestion des connaissances

L’intranet est le réseau interne utilisé par les entreprises pour communiquer et partager des informations auprès des collaborateurs.

Configuré avec les modules adéquats (certains éditeurs parlent aussi d’applications), l’intranet peut être utilisé comme plateforme dédiée à la gestion des connaissances, offrant un moyen facile et rapide pour stocker et partager des informations et des savoirs à l’ensemble de l’entreprise.

Parmi ces modules, la FAQ (Foire Aux Questions) et les groupes de pratique sont devenus aujourd’hui des incontournables de l’intranet.

Les modules de l’intranet au service de la connaissance

La FAQ : la connaissance centralisée

L’une des applications les plus utiles quand on parle de gestion des connaissances sur l’intranet est la FAQ.

La FAQ est une liste de questions fréquemment posées et des réponses associées. Elle est souvent utilisée pour aider les employés à résoudre rapidement un problème et pour répondre à leurs questions sans qu’ils aient besoin de contacter un collègue ou un autre service.

Dans le cadre de la gestion des connaissances, la FAQ présente sur l’intranet peut être utilisée pour stocker des informations importantes sur l’entreprise, ses produits, ses procédures, ses politiques internes… Bien paramétrée et surtout mise à jour régulièrement, elle assure un accès sans limite aux savoirs internes de l’organisation.

 La bonne pratique

Créez votre FAQ avec soin ! Réfléchissez à son arborescence et à sa gouvernance avant même de vous lancer dans la création des entrées de FAQ. Mobilisez les experts qui auront la charge de mettre à jour les réponses et d’ajouter de nouvelles entrées au fil du temps.

Les groupes de pratique : la connaissance en action

Au-delà de la FAQ, s’appuyer sur les groupes de pratique (ou groupes de discussion) est un excellent moyen pour faire vivre les connaissances et les savoirs dans l’entreprise. Ouverts à tous les collaborateurs et traitant de thématiques variées (RH, commerce, juridique…), les groupes de pratique permettent de partager, de consulter, d’enrichir les connaissances de l’entreprise.

La bonne pratique

Organisez les groupes de pratique en plusieurs rubriques : les procédures, les formations, les ressources documentaires, les bonnes pratiques…

Au sein de l’intranet, appuyez-vous sur la puissance du moteur de recherche pour faciliter l’accès à la connaissance.

Les bénéfices de l’intranet pour la gestion des connaissances 

La gestion des connaissances pour la formation

La gestion des connaissances sur l’intranet peut être utilisée pour faciliter la formation lors de l’onboarding des nouveaux collaborateurs.

En créant une base de connaissances complète et accessible à tous, les entreprises peuvent aider les nouveaux collaborateurs à s’acclimater plus rapidement et à mieux comprendre les processus et les pratiques de l’entreprise.

La conservation de la mémoire de l’entreprise 

La gestion des connaissances sur l’intranet permet également de préserver la mémoire de l’entreprise en stockant les connaissances et les informations clés qui peuvent être perdues lors, par exemple, du départ d’un employé ou de la mise en place de nouveaux processus.

La gestion des connaissances pour l’innovation

Enfin, la gestion des connaissances sur l’intranet peut également aider les entreprises à stimuler l’innovation en favorisant la collaboration et le partage d’idées.

En créant un environnement où les employés sont encouragés à partager leurs connaissances et leurs idées, à rebondir sur celles des autres, les entreprises peuvent stimuler la créativité et l’innovation et conduire à la création de nouveaux produits, services ou processus.

En résumé

Comme nous l’avons vu au cours de cet article, l’intranet est un allié de taille pour optimiser la gestion des connaissances des entreprises. Doté des bonnes applications comme la FAQ et les groupes de pratique, il révèle toute sa puissance au service de la connaissance interne.

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