Un intranet pour votre collectivité : 5 bonnes raisons de le déployer

Mairie, métropole, conseil départemental, conseil régional, … avec 2 millions d’agents environ, répartis dans 8 régions, 101 départements et près de 35 000 communes, la fonction publique territoriale représente 1/3 de l’emploi public*.  

Des salariés qui sont aussi dans leur quotidien, des consommateurs et des citoyens familiers des usages numériques.

Et pourquoi devraient-ils en poussant la porte de leur administration, renoncer à tout ce que la mobilité et internet ont à offrir ?

Et si, au contraire, vous profitiez de ces habitudes numériques pour déployer au sein de votre administration une plateforme intranet collaborative.

Vous avez un doute ? Intranet Inside vous dévoile les 5 bonnes raisons de créer votre intranet de collectivité !

1. Un intranet de collectivité pour communiquer

De plus en plus consciente de la nécessité de communiquer auprès des citoyens, les collectivités développent depuis plusieurs années des portails usager qui mettent en relation les habitants avec les différents services de l’administration, dématérialisent les démarches administratives ou encore valorisent les actions de la collectivité au quotidien : travaux, vie scolaire, services aux plus âgés comme aux familles, etc.

Les usagers sont aujourd’hui au cœur des politiques publiques.

Et s’il en était de même pour les agents ?

Communiquer en interne, au sein de l’administration, sur les métiers de chacun, sur les projets de l’administration pour moderniser ses services par exemple, permet de favoriser la connaissance mutuelle et aux agents d’être de meilleurs ambassadeurs du service public au quotidien.

Un intranet vous permettra également de mettre à disposition des informations utiles sur l’organisation de la collectivité, son organigramme :

• comment sont organisés les services en charge de la petite enfance ?
• qui sont les contacts utiles au sein de la direction des ressources humaines ?
• qui a en charge la gestion des déchets sur le territoire ?

Autant de réponses que les agents pourront trouver en consultant des pages d’information de l’intranet.

2. Un intranet pour faciliter le quotidien

Comme pour les citoyens, les procédures internes se sont dématérialisées au fil des années : outil de pointage, gestion des congés, note de frais, annuaire de la collectivité, formations en ligne, … les agents ont souvent peu de temps en marge de leur travail pour se connecter sur telle ou telle plateforme et réaliser les démarches utiles.

Disposer d’un intranet dans la collectivité vous permet de rassembler en un point d’entrée unique l’ensemble des liens vers les outils et les procédures dématérialisées, de mettre à disposition la documentation et les aides en ligne utiles pour en faciliter l’usage.

Un gain de temps dont les agents vous sauront gré !

3. Un intranet pour fédérer les agents

Quand dans une même collectivité travaillent des métiers aussi différents que des employés administratifs, des infirmiers et assistants sociaux, des agents d’entretiens dans les collèges, des agents des routes, … quand la réalité géographique des territoires est tellement étendue qu’il est difficile de réunir régulièrement des équipes qui travaillent parfois à plusieurs centaines de kilomètres les unes des autres, … mettre en place un intranet est aussi un bon moyen de fédérer les agents.

En tant qu’outil de communication interne, l’intranet contribue à développer le sentiment d’appartenance à la collectivité, en valorisant les actions qui sont menées par les différents métiers, en présentant les services, en mettant en avant des témoignages variés pour incarner ce service public auquel chacun participe au quotidien.

Avec un flux d’actualités réguliers, alimentés par les différentes directions de la collectivité, l’intranet de votre collectivité vous donne l’occasion de mettre en avant les réussites de chacun, de faire connaître les nouveaux projets de l’administration ou encore les engagements de la collectivité pour délivrer le meilleur service aux usagers.

De quoi encourager la fierté de tous d’être partie prenante de ce projet collectif.

4. Un intranet de collectivité pour créer du lien entre les agents

Quand les agents sont éparpillés sur le territoire avec des contraintes de travail liées à des métiers très spécifiques (horaires décalés, accueil de public, …), se rencontrer et créer du lien n’est pas forcément chose aisée.

Là encore, l’intranet de votre collectivité peut se révéler un bon allié.

Au travers de communautés en ligne, les agents peuvent se retrouver : par intérêt professionnel pour partager des pratiques sur des problématiques transverses à différents métiers, par intérêt géographique pour faciliter des rapprochements entre des sites de travail ou encore pour des intérêts moins directement professionnels mais partagés par plusieurs : sports, loisirs, culture, …

Ces thématiques même si elles sont moins directement liées à l’activité, permettent d’échanger, de prolonger des rencontres professionnelles, de se retrouver autour d’un sujet commun, et tout simplement de créer du lien avec des collègues de l’administration.

Ces communautés n’émergent pas toutes seules, il faut souvent une bonne dose d’énergie et d’animation pour encourager les agents à s’y retrouver et à échanger : ce sera sans doute quelques posts timides au départ, mais ne vous découragez pas, dans quelques temps, vous y verrez passer des photos d’équipe, des conseils pratiques et des idées de sortie pour le week-end !

Si votre intranet est en plus une occasion de valoriser tout ce qui se passe sur le territoire, c’est doublement gagné !

5. Un intranet de collectivité pour mieux travailler ensemble

Les projets de modernisation des services publics impliquent de plus en plus de transversalité.

Comme les entreprises, les administrations ont tendance à travailler en silo, un fonctionnement qui montre aujourd’hui ses limites. Tout doit aller plus vite, les circuits de décision et la collaboration doivent s’accélérer pour être au rendez-vous des projets à livrer.

Et si l’intranet pouvait aussi vous y aider ?

Avec ses fonctions collaboratives, comme l’agenda partagé, la liste de tâche, le flux de discussion, l’édition collaborative de documents, il permet de rassembler les agents impliqués dans un même projet autour d’espaces en ligne où sont capitalisés tous les documents utiles à la vie du projet :

• compte-rendu de réunion,
• cahier des charges,
• études et diagnostics diverses,
• planning de réalisation, …

Un véritable outil de travail partagé entre tous les acteurs d’un projet !

Communiquer, faciliter le quotidien, fédérer les agents, créer du lien, mieux travailler ensemble… Autant de bonnes raisons de mettre en place un intranet dans votre collectivité !

Alors, convaincu.e ?

source : L’essentiel des chiffres clés de la fonction publique – chiffrés clés 2023