Votre modèle de cahier des charges pour votre projet de Digital Workplace
Téléchargez votre modèle de cahier des charges pour votre projet de Digital Workplace
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Vous souhaitez vous lancer dans un projet de création ou de refonte de votre Digital Workplace et vous avez un doute sur les éléments qui pourraient vous permettre de recevoir les meilleures offres au regard de votre besoin ?
Téléchargez votre modèle de cahier des charges pour votre projet de Digital Workplace (au format Word) dans lequel vous trouverez toutes les sections qui sont utiles au(x) prestataire(s) qui repondra(ont) à votre consultation.
Dans votre cahier des charges pour votre projet de Digital Workplace, n’hésitez pas à donner du contexte
Votre cahier des charges pour votre Digital Workplace doit aussi parler de vous
Toutes les informations liées au contexte sont utiles pour aider à la compréhension de votre structure, son organisation, les personas auxquels vous vous adresserez sur la future plateforme.
Toujours dans un objectif de bonne compréhension de votre univers, vous pouvez, dans le cahier de charges de votre Digital Workplace, lister les outils que vous utilisez déjà en interne et leur utilité pour votre cible interne. Cette partie doit permettre au prestataire de vous donner une réponse parfaitement adaptée à votre environnement digital et/ou technique et doit surtout vous permettre de construire une Digital Workplace en parfaite adéquation avec tout ce que vous utilisez déjà.
En listant les enjeux dans le cahier des charges de votre Digital Workplace, vous aurez des propositions plus précises
Votre projet de création d’une Digital Workplace doit vous permettre d’améliorer de nombreuses choses au sein de votre structure, d’optimiser certains processus qui sont aujourd’hui chronophage, de lever tous les potentiels freins d’usages de votre outil actuel…
En les exprimant clairement dans le cahier des charges pour votre Digital Workplace, vous vous assurez que le prestataire vous fera une réponse sur mesure capable de vous aider à atteindre tous les objectifs de votre Digital Workplace.
Votre cahier des charges pour votre Digital Workplace doit exprimer votre besoin réel
Vos besoins fonctionnels sont une évidence
Il est évident que le cahier des charges de votre Digital Workplace doit exprimer l’exhaustivité de votre besoin fonctionnel pour vous assurer de mettre en place la meilleure Digital Workplace au regard de vos besoins.
Parmi les fonctionnalités les plus répandues dans les cahiers des charges de Digital Workplace, on retrouve le partage d’information (actualités, documents, événements…) et des fonctionnalités liées à l’interaction entre collaborateurs (RSE, groupes de travail…).
Votre besoin en accompagnement ne doit pas être négligé
Cette partie là, trop souvent négligée dans les cahiers des charges de Digital Workplace, est pourtant importante car elle permet au prestataire de bien calibrer son accompagnement tout au long du projet. Et pour vous, le budget annoncé aura moins de chance de gonfler après le lancement de la collaboration si le prestataire sait déjà où il peut vous amener.
De la même manière, tous les enjeux de conduite du changement, de formation des contributeurs ou des utilisateurs… sont à faire figurer dans le cahier des charges de votre Digital Workplace s’ ils sont importants pour votre structure.
Allez encore plus loin dans le cahier des charges de votre Digital Workplace
Enfin, toujours dans l’objectif de recevoir les meilleures offres pour votre projet, indiquez des précisions sur le déroulé de la consultation (les dates clés, les étapes de sélection, les process de décision, les critères de choix du prestataire…).
En étant le plus clair possible, vous vous faîtes gagner du temps puisque vous êtes certains d’avoir des offres comparables et ainsi mieux éclairer votre choix.
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Ressource et modèle de cahier des charges mise à jour en février 2025 par nos équipes.
