Quel retour sur investissement (ROI) pour un intranet ?

Comment optimiser le retour sur investissement de votre Intranet ?

Vous souhaitez mettre en place un intranet pour votre entreprise ou encore remplacer la solution existante, trop poussiéreuse et désertée par les salariés… et vous cherchez de bons arguments pour convaincre votre COMEX que c’est le moment d’investir ?

Intranet Inside vous livre les clés d’une équation gagnante ! 🎯

Difficile de calculer le ROI (Return on Investment) d’un intranet, car les économies directes qu’il va permettre de réaliser sont sans doute assez peu nombreuses, tandis que la mise en œuvre de ce type de dispositif peut avoir un coût : temps du projet pour le déployer, coût de la solution elle-même -ou licences au nombre d’utilisateurs-, communication et accompagnement pour le faire adopter …

Cependant, du côté des économies indirectes ou de la valeur ajoutée apportée par ce type de dispositif, le nouvel intranet distribue sans compter ! Démonstration 😎.

Gain de productivité quotidien

Savez-vous combien de temps perdent vos collaborateurs lorsqu’ils cherchent -parfois plusieurs fois par jour- un document pour faire leur travail correctement ? 🤯

Ils doivent parfois envoyer des mails pour solliciter des collègues, se déplacer dans un autre bureau ou téléphoner pour obtenir l’information recherchée.

Ce temps perdu, un intranet permet de le regagner : en mettant à disposition de tous et accessibles en quelques clics, les documents les plus utiles et les plus couramment recherchés (organigramme, procédures métier, …), c’est la productivité de toute l’entreprise qui se trouve améliorée !

Efficacité du service client grâce à votre intranet

Les services client sont de plus en plus dématérialisés dans les entreprises : en tant que consommateur, on appelle une plateforme qui sait répondre à nos questions quelles qu’elles soient.

A votre avis, les téléconseillers connaissent-ils toutes les réponses à toutes les questions possibles sur le bout des doigts ? Evidemment pas ! 🤭

Ils s’appuient sur une base de connaissance documentaire dans laquelle ils peuvent effectuer très rapidement une recherche et obtenir la réponse attendue.

Et avec ce type de gestion documentaire dans l’intranet, on ne se demande plus si c’est la bonne version de la procédure ou non ?

La gouvernance de la documentation est un autre atout payant au service de l’efficacité et de la réactivité de votre service client !

Capitalisation des connaissances et partage de pratique encouragé

Saviez-vous que lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, il part souvent avec 70% des connaissances relatives à son poste en tête, tandis que 30% seulement d’entre elles sont réellement stockées dans un répertoire de l’entreprise …

Quel manque à gagner !

Mettre à disposition un intranet collaboratif permet aux salariés de partager leurs connaissances : les plus anciens transmettent aux plus jeunes au sein d’espaces de discussion, leurs bonnes pratiques et « bons tuyaux », leur permettant d’apprendre et de monter en compétence de façon concrète.

Et en plus, cette connaissance qui fait la richesse de l’entreprise n’est plus perdue après leur départ.

Un bon moyen de soigner le capital humain !

Collaboration et gestion de projet améliorée

Quand on sait que les cadres passent plus de 11H par semaine en réunion, que 15% des réunions s’enchainent (en mode tunnel) ou encore que 55% des salariés estiment ne pas avoir le temps de traiter tous les mails qu’ils reçoivent*, on peut aisément imaginer les gains à disposer d’outils collaboratifs adaptés : visio, chat, édition collaborative de documents, espace de discussion …

autant de fonctionnalités qu’un intranet collaboratif pourra apporter pour faciliter le travail en mode projet, libérer de la charge aux acteurs concernés et, in fine, accélérer le « time-to-market » des projets de l’entreprise ! 🚀

Expérience collaborateur et onboarding facilités

Un CDI sur 3 se solde par un échec avant la fin de la première année : autant dire que les premiers jours et premiers mois dans l’entreprise sont particulièrement sensibles.

Faire une bonne impression ne relève pas que du manager, de l’équipe et du service RH : quand on dispose dès son arrivée d’un ordinateur qui fonctionne et d’un intranet pour découvrir l’entreprise, voir d’un espace dédié au onboarding disponible dans l’intranet, on se sent véritablement accueilli.e et on devient opérationnel.le plus rapidement dans son poste : documents utiles, formulaires à remplir, connaissance de l’organisation, interlocuteurs clés, … tout ce qu’il faut pour bien démarrer à portée de main.

Et l’expérience collaborateur continue au-delà de l’intégration des nouveaux salariés : n’y-a-t’il pas plus irritant dans une entreprise que l’informatique qui dysfonctionne avec des outils de travail dépassés et vieillissants ?

Non que ce soit la raison numéro 1 des démissions, mais cela peut peser indirectement sur l’investissement des salariés dans leur travail.

Les sujets de l’engagement comme de la fidélisation des collaborateurs sont au cœur des préoccupations RH de nos jours tandis que les difficultés de recrutement touchent tous les secteurs d’activité.

Disposer d’un outil moderne contribue directement à la marque employeur et à l’expérience collaborateur… et ça, ça n’a pas de prix !

Communication ciblée et plus impactante

Quoi de plus difficile à mesurer que le ROI des actions de communication …

Et pourtant avec un intranet à l’interface de publication user-friendly, les équipes de communication peuvent également faire leur travail plus efficacement : cibler en quelques clics un métier de l’entreprise plus concerné par une nouvelle au lieu d’arroser toute l’entreprise, poster des vidéos pour plus d’impact (la vidéo est le contenu le plus consommé sur le web), varier les formats éditoriaux, … et faire des économies : fini le magazine papier et sa longue chaîne d’édition avec agence, graphiste, imprimeur, etc.

Plus réactive, moins dispendieuse et plus variée, on a tout à gagner avec la communication sur l’intranet ! 🚀

Innovation : les pépites révélées

Un retour sur investissement de l’intranet auquel on ne pense pas toujours, c’est son impact en matière d’innovation !

En effet, l’intranet peut se révéler un espace stratégique pour animer une campagne d’innovation participative : avec ses fonctionnalités collaboratives, c’est la plateforme clé en main pour solliciter les salariés et qu’ils postent leurs idées, recueillir les avis, like, commentaires, puis sélectionner les meilleures idées afin de les mettre en œuvre.

Nouveaux produits, nouveaux services ou tout simplement amélioration des process quotidien, les gains directs seront au rendez-vous ! 💰

Ainsi, même s’il est difficile de chiffrer objectivement le ROI d’un intranet, celui-ci offre de nombreuses possibilités d’optimisation de coûts, d’économie directe comme de valeur créée pour votre entreprise.

Disposer d’un intranet collaboratif, c’est aussi moins d’argent à dépenser dans d’autres outils, quand celui-ci offre déjà de nombreuses fonctionnalités : workflow pour créer des formulaires et des demandes de service simples et efficaces, sondage et baromètre, annuaire, …

Investir dans un outil intranet tout en un pour limiter les frais, optimiser le quotidien et créer de la valeur, c’est une stratégie qui paye forcément !

* Source : Observatoire Infobésité et Collaboration Numérique, 2023