7 étapes à suivre pour déployer une stratégie de communication interne efficace
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La communication interne est au cœur de la réussite d’une entreprise. En effet, avoir des échanges d’informations fluides et efficaces entre les services, les managers et les collaborateurs est indispensable pour assurer la cohésion, la motivation et la productivité 📈.
Cependant, mettre en place une communication interne réussie est un véritable défi qui nécessite une réflexion approfondie et une stratégie sur-mesure .
Dans cet article, nous allons voir en détail ce qu’est une stratégie de communication interne, quelles sont toutes les étapes à suivre pour la définir et la déployer avec succès, ainsi que les outils et best practices à mettre en œuvre 😎.
Suivez le guide pour développer une stratégie de communication interne efficace et engageante !
Une stratégie de communication interne, késako ?
Tout d’abord, définissons précisément le concept de stratégie de communication interne.
Il s’agit de l’ensemble des actions planifiées et organisées visant à optimiser la diffusion d’informations au sein de l’entreprise. Concrètement, une bonne stratégie de communication interne doit :
- Transmettre des messages clés et aligner les collaborateurs avec la vision de l’entreprise ;
- Favoriser la circulation rapide des informations importantes ;
- Donner du sens à l’action collective des équipes ;
- Fédérer et engager les collaborateurs ;
- Etc.
Pour cela, une stratégie de communication interne efficace s’appuie sur :
- Des objectifs précis répondant aux besoins spécifiques de l’organisation ;
- Des canaux de communication variés et complémentaires ;
- Des contenus et messages adaptés selon les cibles ;
- Des outils de mesure d’efficacité ;
- Des moyens humains et financiers dédiés ;
- Etc.
Bien conçue, la stratégie de communication interne devient un véritable accélérateur de performance pour l’entreprise 🚀.
Voyons maintenant étape par étape comment la mettre en place avec succès.
Développer une stratégie de communication interne réussie
Étape 1 : Réaliser un audit complet de la communication interne actuelle
Avant de se lancer dans l’élaboration d’une nouvelle stratégie de communication interne, il est indispensable de commencer par un diagnostic complet de la situation présente. Cet audit doit permettre d’analyser objectivement :
- Les outils et canaux de communication interne utilisés : intranet, réseaux sociaux, emailings et newsletters internes, réunions… ;
- Le type de contenus diffusés ;
- Les sources d’information ;
- Les procédures en vigueur ;
- Le rôle de la direction et des managers dans la communication ;
- La fréquence et la qualité des interactions ;
- Le niveau d’engagement des collaborateurs ;
- Etc.
Cet état des lieux permettra d’identifier clairement les forces à préserver et les axes d’amélioration possibles pour votre stratégie de communication interne.
Étape 2 : Définir vos personas internes
Les collaborateurs ne forment pas une cible homogène. Il est donc essentiel de segmenter sa communication en définissant des « personas« , profils représentatifs avec des caractéristiques et des besoins spécifiques.
On peut par exemple identifier :
- Les managers ;
- Les nouveaux collaborateurs ;
- Les équipes terrain ;
- Les sédentaires versus les nomades ;
- Les experts métiers ;
- Etc.
Pour définir ces personas, on combinera des données quantitatives (âge, ancienneté, poste…) et qualitatives basées sur des entretiens ou des enquêtes.
L’analyse fine de ces personas guidera aussi le choix des canaux et contenus de communication 😉.
Étape 3 : Recenser les attentes et objectifs de chaque partie prenante
La stratégie de communication interne doit répondre aux attentes des différentes parties prenantes de l’entreprise : direction, managers, collaborateurs… Il est donc essentiel de les interviewer pour recenser leurs besoins :
- Quelles sont leurs attentes vis-à-vis de la communication interne ?
- Quels objectifs poursuivent-ils ?
- Quels sont leurs points de frustration ?
- Quelles améliorations suggèrent-ils ?
- Etc.
Cette consultation permettra de faire émerger les axes stratégiques de votre stratégie de communication interne et les points de vigilance pour la suite.
Pour vous aider dans cette étape, n’hésitez pas à télécharger notre modèle de sondage collaborateurs.
Étape 4 : Définir des objectifs SMART
Sur la base du diagnostic et des attentes des parties prenantes, vous pouvez maintenant formuler les objectifs précis de votre stratégie de communication interne.
Veillez à définir des objectifs SMART :
- Spécifiques : précis et concrets ;
- Mesurables : quantifiables ;
- Atteignables : à votre portée ;
- Réalignés : alignés avec la stratégie globale ;
- Temporellement définis : avec une échéance ;
Quelques exemples d’objectifs SMART pour vous inspirer :
- Augmenter la satisfaction des collaborateurs vis-à-vis de la communication interne à 8/10 d’ici fin 2023 ;
- Réduire les délais de diffusion d’une information importante à moins de 2h d’ici juin 2023 ;
- Accroître de 25% la fréquentation de l’intranet d’ici fin 2023 ;
- Etc.
Étape 5 : Identifier les meilleurs canaux de communication selon les cibles
Quels sont les canaux à privilégier pour atteindre efficacement vos collaborateurs ? Les possibilités sont vastes : intranet, newsletters internes, réseau social d’entreprise, écrans dynamiques, réunions, événements…
Pour faire le meilleur choix, analysez les avantages et inconvénients de chaque canal, ainsi que les usages de vos différentes cibles.
Variez les canaux pour toucher tout le monde !
Le digital est incontournable, mais n’oubliez pas le rôle clé du management de proximité.
Étape 6 : Adapter les contenus selon les cibles et les canaux
Un contenu pertinent et engageant est la clé d’une communication interne réussie. Pour chaque cible et chaque canal, il faut adapter le fond et la forme :
- Messages clés et info à faire passer ;
- Tonalité du contenu ;
- Format le plus adapté : texte, visuel, vidéo, audio…
- Rythme de publication ;
- Etc.
Privilégiez des contenus concrets et utiles au quotidien. Alternez information corporate et contenus plus légers et fédérateurs. Votre stratégie éditoriale doit répondre aux attentes de chaque cible.
Étape 7 : Allouer les ressources humaines et financières
Une stratégie de communication interne ne peut réussir sans moyens dédiés. Prévoyez un budget à la hauteur de vos ambitions et impliquez pleinement vos communicants internes.
Formez aussi vos managers à leur rôle clé dans la communication de proximité. Sans ressources, vous peinerez à déployer votre stratégie, aussi ingénieuse soit-elle !
Et après : Piloter et ajuster en continu
Une fois votre stratégie lancée, il est indispensable de la piloter et l’optimiser en continu :
- Mesurez régulièrement des indicateurs quantitatifs et qualitatifs pour évaluer son efficacité ;
- Réalisez des enquêtes de satisfaction auprès des collaborateurs ;
- Identifiez des facteurs d’adhésion ;
- Analysez les métriques de vos canaux de communication ;
- Ajustez vos actions en fonction des résultats ;
- Etc.
Cette démarche d’amélioration continue vous permettra de toujours avoir plus d’impacts !
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Les bonnes pratiques et outils à mettre en œuvre
Pour réussir le déploiement de votre stratégie de communication interne, appuyez-vous sur les bonnes pratiques et les outils adaptés. En voici quelques-uns incontournables :
L’intranet nouvelle génération
L’intranet d’entreprise reste la pierre angulaire de toute communication interne efficace. Pour le rendre vraiment engageant :
- Misez sur l’expérience utilisateur avec une navigation intuitive ;
- Créez des espaces et des flux d’actualités spécifiques selon les services et métiers ;
- Intégrez des fonctionnalités collaboratives et communautaires ;
- Permettez les commentaires et le like de contenus ;
- Formez les collaborateurs à l’utilisation de toutes les fonctionnalités ;
- Etc.
La newsletter segmentée
Indispensable complément de l’intranet, la newsletter interne permet de relayer l’information vers tous les collaborateurs, y compris les moins connectés aux outils numériques.
Segmentez votre diffusion selon les profils pour plus de pertinence.
Variez les contenus en combinant actualités corporate, infos pratiques et contenus plus légers.
Les réseaux sociaux d’entreprise
De plus en plus plébiscités, les réseaux sociaux internes favorisent le partage et les échanges informels entre collègues. Ils donnent vie à une communauté interne.
Privilégiez des outils simples avec possibilité de créer des groupes thématiques ou liés à des services. Attention à bien cadrer les usages pour éviter débordements et désinformations !
Les managers : relais essentiels
Les managers jouent un rôle central dans la communication de proximité et l’engagement des équipes.
Fournissez-leur des supports pour qu’ils relaient efficacement les infos importantes.
Formez-les à l’animation de temps d’échange au sein de leurs équipes.
Les événements fédérateurs
Réunions plénières, séminaires, événements festifs… les rencontres physiques restent des moments forts pour fédérer, engager les collaborateurs et leur donner une vision commune. Privilégiez la convivialité et l’interactivité.
Les enquêtes régulières
Réalisez fréquemment des enquêtes de satisfaction pour prendre le pouls de vos collaborateurs. Ajoutez des questions ouvertes pour recueillir leurs suggestions d’amélioration. Vous récolterez ainsi des insights précieux pour faire évoluer votre stratégie de communication interne.
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Prêt.e à construire votre stratégie de communication interne ?
Développer une communication interne efficace nécessite méthodologie et efforts continus d’optimisation.
En suivant les étapes clés et bonnes pratiques présentées dans cet article, vous mettez toutes les chances de votre côté pour y parvenir.
Une stratégie sur-mesure, adaptée à votre culture d’entreprise et à vos enjeux, est la clé d’une communication interne réussie, source d’engagement et de performance collective.
Alors, à vous de jouer pour construire la vôtre !
