Modèle de cahier des charges pour votre intranet

En complément de notre article “Quel cahier des charges pour votre site intranet ?” publié sur notre blog, Intranet Inside vous livre une ressource précieuse pour avancer sur votre futur projet d’intranet : un modèle de cahier des charges.

Ce document (au format word) vous guidera pas à pas sur les éléments qui seront nécessaires pour que votre prestataire puisse évaluer la charge de travail et surtout vos besoins.

Voici un exemple d’organisation de votre cahier des charges 😎

Mais avant toute chose, rappelons ce qu’est précisément un cahier des charges d’intranet :

0- Préambule : Définition d'un cahier des charges d'intranet

Un cahier des charges d’intranet est un document récapitulant vos besoins, objectifs, fonctionnalités et contraintes techniques pour la création de votre site intranet. Il guidera votre prestataire ou vos développeurs en précisant vos attentes et vois exigences pour ce projet.

1- Présentation de votre entreprise (collectivité, association)

Démarrez par une courte présentation de votre société : secteur d’activité, métiers et nombre de salariés par exemple seront utiles pour comprendre à qui doit s’adresser votre intranet.

2- Le projet d’intranet

Présentez ensuite votre besoin : dans quel contexte s’inscrit la création ou la refonte de votre intranet. Par exemple :

• Développement de l’activité,
• Intranet existant non utilisé ou vieillissant,
• etc.

Tentez de qualifier les objectifs à atteindre avec le nouvel intranet. Par exemple :

• Digitaliser les procédures internes,
• Faciliter les échanges,
• Mettre en valeur les projets,
• etc.

Puis déterminez à qui devra s’adresser l’intranet. Ce point est très important pour définir tous les types de profils et leurs motivations. Il permettra en phase de conception de construire les personas, d‘adapter l’arborescence et le parcours utilisateurs à leurs besoins précis.

Il est possible de compléter cette partie du cahier des charges avec les profils des contributeurs et administrateurs du site.

3- Le besoin fonctionnel de votre intranet

Dans cette partie, décrivez le plus possible les types contenus émanant des métiers / services de votre entreprise : actualités, événements, documents, outils métiers, etc.

Il peut s’agir d’une première liste de contenus (formulaires, espace dédié, etc.) qui sera ensuite détaillée en phase d’appel d’offres et/ou d’une première version de l’arborescence.

Le plus important ici est d’être certain de ne pas oublier de fonctionnalités ou types de contenus qui permettra de couvrir tous les besoins des utilisateurs.

Si vous en avez la possibilité, vous pouvez décrire le fonctionnement attendu d’un type de contenus.

Voici un exemple pour les actualités :

• Les actualités seront triées par catégories ;
• Il sera possible d’y intégrer des vidéos et des documents ;
• Les commentaires ne sont pas souhaités sur toutes les actualités, il faudrait pouvoir les activer / désactiver au cas par cas ;
• Les likes seront par défaut toujours autorisés ;
• Chaque actualité sera taguée dans une catégorie pour permettre de classer les contenus par thématique et les retrouver facilement ;
• Etc.

4 – Le besoin technique de votre intranet

Apportez quelques précisions si vous le pouvez sur la base de données utilisateurs mis à disposition.

Exemples :

• Google ;
• Azure AD ;
• Etc

Vous pouvez également donner des détails sur la façon dont votre prestataire pourra synchroniser les utilisateurs.
Exemple :

• Import CSV ;
• Synchronisation LDAP de la base de vos utilisateurs ;
• Etc.

Enfin, n’oubliez pas que toute autre information qui vous semble utile peut être fournie : l’hébergement, les droits des utilisateurs différenciés ou encore le parc informatique, etc.

Mais aussi : les critères de design attendus, les contenus à récupérer (si outil existant), etc.

Vous pouvez déjà commencer à lister les logiciels intranet qui peuvent être intéressant pour votre projet.